Zelf een braderie organiseren

Een goede organisatie

Een succesvolle braderie valt en staat met een goede organisatie. Er moet een duidelijke structuur zijn. Deze begint met het opstellen van duidelijke, haalbare doelstellingen en het formuleren van een goed organisatieteam. Binnen dit team moet er een duidelijke taakverdeling zijn en moeten er goede afspraken gemaakt worden. Wanneer het team is samengesteld, kan er onderzoek gedaan worden naar de vraag van het publiek. Is er überhaupt behoefte aan een braderie? Zo ja, moet het een bepaald thema hebben? Wanneer dit duidelijk is, kan er gericht op zoek gegaan worden naar de juiste locatie.

Het samenstellen van je team

Wil je het optimale uit je braderie halen, dan zal je allereerst een goed organisatieteam moeten vormen. Probeer een zo divers mogelijk team samen te stellen met personen die beschikken over verschillende kwaliteiten en ideeën. Dit zal uiteindelijk ten goede komen aan de kwaliteit van de braderie.

Maak duidelijke afspraken

De meest belangrijke factor binnen een goede organisatie, is dat er duidelijke afspraken gemaakt worden waar ieder teamlid zich aan dient te houden. Stel deze van tevoren duidelijk op en breng iedereen hiervan op de hoogte. Zorg daarnaast voor een duidelijke taakverdeling binnen het team. Belangrijk is om één hoofdverantwoordelijke aan te stellen voor het project.

Mini-onderzoek

Het organiseren van een braderie heeft alleen zin wanneer er vraag naar is onder je doelgroep. Voer een mini-onderzoek uit in de buurt, om er achter te komen of dit daadwerkelijk het geval is. Misschien is er wel behoefte aan een braderie met een speciaal thema. Probeer dit te achterhalen, zodat je zoveel mogelijk op de behoefte van je publiek kan inspelen.

Locatie

Je hebt inmiddels duidelijk wat de vraag is van het publiek. Nu is het tijd om de juiste locatie voor de braderie te vinden. Je had al een idee in welke plaats je de braderie wilde gaan houden, maar nu is het nog de vraag op welke plek deze precies gaat plaatsvinden. Bij het zoeken van de juiste locatie dien je met diverse factoren rekening te houden.

Locatie-eisen

Wil een locatie geschikt zijn voor een braderie, dan dient deze aan een aantal eisen te voldoen. Zo moet de locatie veilig en goed bereikbaar zijn voor de bezoekers. Bij een goede bereikbaarheid hoort voldoende parkeergelegenheid. Wanneer aan deze voorwaarden zijn voldaan, kan er verder vorm gegeven worden aan de locatie. Je wilt de bezoekers een prettige dag geven op de braderie. Enkele voorwaarden om dit te kunnen realiseren bespreken we hieronder.

Vergunningen

Het organiseren van een braderie vereist de nodige vergunningen. Informeer bij de gemeente, waar je de braderie organiseert, welke vergunningen er nodig zijn. Zonder vergunningen gaat er geen braderie plaatsvinden. Zorg dus dat je dit voor elkaar hebt.

Aankleding

Zorg voor een leuke aankleding van de braderie. Wanneer het een themabraderie betreft weet je in welke stijl je de braderie moet aankleden. Voor de mensen is het een dagje uit. Speel hier dan ook op in en bezorg de bezoekers een feestelijke dag. Een feestelijke dag begint met een feestelijke uitstraling.

Eten en drinken

Mensen struinen soms de hele dag op de braderie om de beste koopjes te scoren en te genieten van alle gezelligheid. Hierbij hoort een hapje en een drankje. Zorg dat er voldoende catering aanwezig is. Gezonde broodjes, patat met snacks en zowel gezonde dranken als frisdranken mogen niet ontbreken op een braderie. Vergeet ook zeker niet de snoepkraam voor de kinderen. Ga altijd na of de cateringbedrijven voldoen aan de Europese normen en kwalificaties voor opslag, transport, bereiding en opdiening van voedsel.

Elektra

Biedt de locatie mogelijkheden tot het verzorgen van elektriciteitsvoorziening? Een vraag die je jezelf zeker moet stellen wanneer je een braderie organiseert. Vooral voor de catering zal elektriciteit nodig zijn. Zorg er als organisatie voor dat de marktlieden kunnen beschikken over elektriciteit.

Houd je braderie schoon

Je wilt de mensen een prettige dag verzorgen. Regel dan ook voldoende plekken om je afval achter te laten. Denk aan prullenbakken, afvalnetten en grote containers waar mensen hun afval in kwijt kunnen.

Draaiboek

Een goede organisatie vereist een gedetailleerd draaiboek. Een draaiboek bestaat uit een algemeen deel en een overzicht van de taken en acties.

Algemene deel/telefoonlijst

Het algemene deel van het draaiboek bestaat uit de contactgegevens van alle medewerkers en leveranciers die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de braderie. Vermeld hierop de namen, adressen en telefoonnummers. Zorg dat de lijst compleet is, zodat er in geval van calamiteiten direct contact opgenomen kan worden.

Overzicht van taken en acties

Dit deel van het draaiboek is niets meer dan een overzicht van de gemaakte afspraken en taakverdeling voor het evenement. Wie voert welke taak uit, gedurende welke tijd, op welke plaats. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de diverse programmaonderdelen, wanneer en waar deze plaatsvinden én wie er voor verantwoordelijk is. Bij braderieën dienen o.a. de volgende punten in het draaiboek opgenomen te worden:

• Neerzetten en ophalen van de kraampjes
• Parkeerwachters
• Aankleding braderie
• Opbouwtijden van de deelnemers
• Parkeerplek deelnemers
• Eventuele medewerking van vrijwilligers
• Opening van de braderie (misschien door een bepaald persoon)
• Opruimen van kraampjes

Geef in het draaiboek overzichtelijk weer wat er van de deelnemers verwacht wordt en wat jij kunt betekenen voor de deelnemers. Stuur het draaiboek ruim van tevoren naar de deelnemers op. Zorg dat ook alle betrokkenen van de organisatie het draaiboek tijdig krijgen.

Lees meer over het samenstellen van een draaiboek >

Promotieplan

Je bent bijna klaar met de voorbereidingen voor de dag zelf. Nu is het alleen nog zaak om je evenement te promoten. Stel een gedegen promotieplan op waarin je de volgende punten opneemt:

• Zorg dat je op marktagenda’s staat
• Benader de lokale krant
• Breng je doelgroep in kaart en onderzoek waar zij haar informatie vandaan haalt
• Benader specialistische magazines om je evenement te promoten
• Promoot je evenement op verschillende social media kanalen (website, Facebook event, blogs, Instagram etc.)
• Begin ruim van tevoren met je promotiecampagne. Probeer je doelgroep zo duidelijk mogelijk te instrueren over je evenement.

De dag zelf

Nagenoeg alle voorbereidingen zijn getroffen. Het is nu tijd om de dag zelf een groot succes te laten worden. Is de locatie gemakkelijk te vinden voor de bezoekers? Zorg voor duidelijke aanwijzingen middels borden en pijlen. Om de bezoekers een hartelijk ontvangst te geven, kun je er voor kiezen om een gastvrouw/gastheer aan te stellen. Aangezien er van tevoren duidelijke aanvangstijden zijn opgesteld, zijn alle marktdeelnemers klaar om de bezoekers bij hun kraam te ontvangen. Toch zijn er nog enkele praktische dingen die meengenomen kunnen worden voor de dag zelf.

• Fotograaf
• Plattegrond van de locatie
• Tijdstippen van speciale evenementen die tijdens de braderie plaatsvinden
• EHBO post

Uiteraard dienen bovenstaande punten meegenomen te worden in het organisatieproces. Hoe groots je uitpakt tijdens de braderie hangt af van wat je doelstelling is. Het al dan niet inschakelen van een fotograaf is dan ook optioneel.

Evaluatie

Zo belangrijk als de voorbereiding op het evenement en het evenement zelf is, zo is ook de evaluatie na de grote dag zeer belangrijk. Evalueer met het organisatieteam of de doelstellingen behaald zijn. Breng hier een intern verslag van uit met o.a. de goede punten van het evenement, de verbeterpunten, waar liepen we tegenaan etc. Stuur tevens een evaluatie naar de deelnemers. Breng daarnaast ook verslag uit naar de pers met bijhorende foto’s (mits deze genomen zijn). Eventueel kun je al overwegen om de volgende braderie te plannen.

Resumé

Uit het artikel blijkt dat het zelf organiseren van een braderie nogal wat tijd en energie in beslag neemt. Beschik over de benodigde vergunningen en blijf altijd je doelstellingen voor ogen houden. Probeer er alles aan te doen om de bezoekers van de braderie een prettige dag te bezorgen.