6 Tips om je eventcommunicatie te verbeteren

Laat de hoeveelheid informatie bij elke stap van eventcommunicatie toenemen. Op een marketingwebsite toon je alleen de highlights. De uitnodiging bevat al enkele details van je evenement en op de registratiewebsite publiceer je het complete programma.

Tip 2. De juiste timing

Organiseer je een evenement op uitnodiging? Verzend de uitnodigingen dan ver van tevoren. Houd de uitnodiging kort, uitnodigend en duidelijk.

Ook wanneer je een evenement organiseert dat niet op uitnodiging is, moet het event tijdig bekend worden gemaakt. Een tijdige aankondiging met herinneringen in de aanloop naar het evenement is de beste communicatiestrategie.

Laat de uitnodiging vooraf lezen door iemand die geen onderdeel is van de planning, zo weet je zeker dat er geen cruciale informatie ontbreekt.

Tip 3. Gebruik sociale media

Sociale media loopt als een rode draad door het eventcommunicatieplan. Het is essentieel om in contact te staan met je publiek. Waar eerder alleen gebruik werd gemaakt van Facebook, Twitter en LinkedIn, mogen tegenwoordig de sociale mediakanalen Snapchat, TikTok, Pinterest en Instagram zeker niet meer ontbreken. Daar is de concurrentie nog niet groot en valt dus winst te behalen. Vergeet niet je content aan te passen aan de sterktes van elk medium (tekstueel, visueel, hashtags etc.).

Voorafgaand aan het evenement

58% van alle internetgebruikers zijn actief op sociale media. Door regelmatig content te plaatsen over je evenement kun je een interactief, online platform creëren. Men kan voorafgaand aan het evenement aangeven dat zij aanwezig zijn bij je evenement. Bekenden krijgen dit mogelijk te zien en dat zal hen wellicht aansporen om ook naar het evenement te gaan.

Tijdens het evenement

Gedurende het evenement kunnen actuele berichten/updates geplaatst worden voor het publiek op een social wall, waar zij vervolgens op kunnen reageren. Ook het plaatsen van foto’s en video’s vergroot de interactie op het platform.

80% van de tijd die besteed wordt aan een mobiel, zit in het gebruik van apps. Maak een specifieke app voor jouw event. Met een timetable en allerlei andere nuttige informatie kun jij eenvoudig de ervaring van je bezoekers verbeteren.

Na het evenement

Door het gebruik van sociale media heb je inmiddels een interactieve community opgebouwd rondom je evenement. Voor sponsoren, exposanten en voor jou als organisator is dit belangrijk en bovendien de uitgelezen kans om in contact te komen met de bezoekers. Blijf ook na afloop actief op sociale media om je community ‘levend te houden’ tot mogelijk een volgend event.

Tip 4. Zorg dat een registratie geen last is

Zorg ervoor dat de website gebruiksvriendelijk is voor mobiele apparaten, zodat de registratie snel en eenvoudig verloopt. Maak het voor deelnemers mogelijk om hun gegevens achteraf te kunnen wijzigen. Zo kun je eenvoudig een hoop problemen voorkomen.

Tip 5. Stuur herinneringen

Stuur twee weken na het versturen van de uitnodiging een herinnering aan diegenen die zich nog niet hebben ingeschreven. Doe ditzelfde bij iedereen die zich wel heeft ingeschreven. Een inschrijving kan nog wel eens vergeten worden.

Tip 6. Heet de deelnemers welkom

D-day! Stuur de deelnemers enkele uren voorafgaand aan het evenement een WhatsApp-bericht of een sms’je, waarin je ze welkom heet. Maak je publiek enthousiast en wens hen een prachtig evenement toe. Een WhatsApp-bericht of sms’je is onverwacht en krijgt daardoor tien keer meer aandacht dan een reguliere e-mail.

Ben jij benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jouw event? 

We komen graag in contact om je vragen te beantwoorden en je te adviseren om te zorgen dat je een succesvol evenement kan neerzetten. Boek hier een meeting met een van onze experts om dieper in te gaan op jouw uitdaging.