Zelf een festival organiseren

Zelf een festival organiseren

Zelf een festival organiseren. Een gedachte die bij vele van ons weleens door het hoofd geschoten is. Maar wat komt er allemaal kijken bij het zelf organiseren van een festival? Wij geven je hier graag antwoord op in deze blog. Zo behandelen wij in deze blog onder andere de volgende punten:

    • Waar moet je op letten?
    • Draaiboek festival.
    • Bepalen van het budget.
    • Locatie festival.
    • Siteproductie
    • Catering.
    • Entertainment.
    • Decoratie festival.
    • Eventtechniek.
    • Foto en video.
    • Welke vergunningen heb ik nodig?

Waar moet je op letten?

Wanneer je zelf een festival gaat organiseren, ben je al snel geneigd om meteen te starten met de uitwerking van het festival. Dit is echter een beginnersfout die vaak gemaakt wordt. Je krijgt maar één kans, gebruik deze dan ook goed. Het organiseren van een festival kan alleen middels een perfecte planning. Wanneer dit niet gebeurt, zal het festival al snel zijn doel voorbijschieten en loop je de kans dat het festival meer tijd en geld gaat kosten dan nodig. De organisatie van een festival start altijd met het opstellen van één of meerdere haalbare doelstellingen en het bepalen van je doelgroep. Wanneer dit helder is, kun je overgaan tot het opstellen van het draaiboek voor je festival.

Draaiboek festival

Een zeer belangrijk onderdeel binnen de organisatie van festivals is het opstellen van een gedetailleerd draaiboek. Hierin worden de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen verwerkt. WIE, WAT en WANNEER zijn de sleutelwoorden van de inhoud van het draaiboek. Verdeel de taken onderling naargelang de kwaliteiten van de personen. Zo moet de eindverantwoordelijke beschikken over de beste projectmanagement-skills om alles in goede banen te leiden.

Gedurende het gehele proces, van voorbereiding tot uitvoering, werk je constant het draaiboek bij, zodat deze altijd up-to-date is. In het draaiboek dient ook een lijst met contactgegevens (naam, adres, email en telefoonnummer) van alle betrokkenen opgenomen te worden (zowel mensen van de organisatie als de leveranciers). Zorg ervoor dat iedereen van de organisatie in het bezit is van het draaiboek.

Bepalen van het budget

Het bepalen van het budget voor je festival is een continu proces. Start met het maken van een globale inschatting. Vervolgens kun je beginnen met het aanvragen van offertes om te kijken of je schatting enigszins reëel is. Na verloop van tijd kun je het voorlopige budget bijstellen wanneer je de offertes ontvangt en een gerichtere inschatting kan maken. Bekijk hier de checklist voor het bepalen van het budget voor je festival.

Locatie festival

Het kiezen van de juiste locatie voor je festival is een belangrijke, maar moeilijke taak. Je dient rekening te houden met veel factoren. Stem de locatie af op je doelgroep, doelstelling, grootte van het festival en hetgeen je wilt uitstralen met je festival. Wanneer je dit duidelijk hebt, kun je gericht op zoek naar de perfecte locatie. Laat meerdere locaties de revue passeren voordat je de definitieve locatie kiest. Breng ALTIJD eerst een bezoek aan de locatie voordat je deze definitief vaststelt. Vergeet ook niet om rekening te houden met de meer praktische aspecten. Gebruik de onderstaande checklist om een weloverwogen keuze te maken voor de juiste locatie van jouw festival.

Siteproductie

Wanneer de plannen voor het evenement gemaakt zijn en de locatie bekend is, kan er begonnen worden met de siteproductie. Onder de siteproductie vallen taken als het bestellen van podia, licht, geluid, beveiliging, toiletten, tenten, podiumdecor, hekken, elektriciteit en water tot de daadwerkelijke inrichting van het festivalterrein. Vergeet ook niet dat het festivalterrein schoon gehouden moet worden/blijven. Stel hier ook voldoende personeel voor aan. Zoals de gehele organisatie van een festival strak moet zijn met harde deadlines, zo geldt dat eveneens voor de siteproductie. Zorg ervoor dat deadlines, het budget en het ontwerp bewaakt en overzien worden door het team wat hiervoor verantwoordelijk is.

Catering

Wanneer het budget voor je festival vaststaat en de locatie gekozen is, kan er ook gericht invulling gegeven worden aan de catering. Kies op basis van je doelgroep en doelstelling een bijpassend cateringbedrijf. Kies een bedrijf dat aan de Europese normen en kwalificaties voldoet voor opslag, transport, bereiding en opdiening van voeding. Vervolgens moet je je afvragen of de hapjes en drankjes lekker en origineel zijn, de bediening vriendelijk en verzorgd is én of alles er representatief uitziet? Vragen die allemaal positief beantwoord dienen te worden om je publiek goed te kunnen verwennen gedurende het festival.

Entertainment

Een prachtige locatie en een perfecte catering doen er totaal niet meer toe wanneer de entertainment heel erg tegenvalt. Stem de entertainment af op je doelstelling en je publiek. Zorg voor goede bands/DJ’s die je publiek aanspreken. Daarnaast zijn er ook nog andere vormen van entertainment waar je aan kunt denken zoals, animaties, chill-ruimtes met vertier etc.

Er komt echter veel meer bij entertainment kijken dan het louter kiezen van goede acts en het verzorgen van de nodige animatie. Wat doe je met artiesten die op het laatste moment afzeggen en hoe zit het met de vergunningen? Aspecten waar je allemaal rekening mee dient te houden bij het organiseren van je eigen festival.

Decoratie festival

Samen met de locatie en het entertainment zorgt de decoratie voor de uitstraling en de sfeer van het festival. Ook hier geldt weer dat de decoratie afgestemd dient te worden op je doelstelling en je doelgroep. Je weet wat je wilt uitstralen en welk publiek je moet imponeren. Zorg daarom voor een eigen stijl, magnifieke eyecatchers en een totaal vernieuwende aankleding. Zo krijgt jouw publiek het idee zich in een andere wereld te begeven door de sfeer die jij creëert.

Eventtechniek

Een belangrijke rol in de sfeerbeleving is weggelegd voor de eventtechniek. Hieronder verstaan we alle audiovisuele techniek die nodig is voor de technische productie van een festival. Mensen zijn steeds meer gewend wat betreft technische hoogstandjes tijdens events. Wees jezelf daarvan bewust en realiseer je dat je impact moet maken op je publiek. Zo kun je de optredens ondersteunen met innovatieve audiovisuele concepten. Vraag bij het kiezen van de leverancier naar de mogelijkheden die zij te bieden hebben op het gebied van eventtechniek. Streef naar het hoogst haalbare dat binnen je budget valt. Je wilt immers je publiek een onvergetelijke ervaring bezorgen.

Foto en video

Een onvergetelijke ervaring blijft voor altijd in je geheugen, maar hoe mooi is het wanneer je deze ervaring nadien nog vaak kunt herbeleven? Door het aanstellen van een fotograaf en/of cameraman kun je de prachtige sfeer van je festival vastleggen in de vorm van foto en video. Zo kan iedereen nagenieten van de mooiste momenten van het festival!

Bekijk hier de checklist voor het organiseren van evenementen

Welke vergunningen heb ik nodig?

De organisatie van je festival valt en staat met het verkrijgen van vergunningen. Als organisator dien je bij de stad of gemeente, waar het evenement plaatsvindt, te informeren naar eventuele benodigde vergunningen. Maak sowieso melding van de organisatie van je festival aan de lokale overheid. Hieronder staan de meest belangrijke vergunningen die je waarschijnlijk nodig zult hebben voor je festival.

Evenementenvergunning

Afhankelijk van de grootte van het festival heb je een evenementenvergunning nodig. Wanneer het een heel klein festival betreft, volstaat soms het maken van een melding. De vergunninghouder is eindverantwoordelijke voor de orde en veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het festivalterrein. In de vergunning staan alle maatregelen die genomen moeten worden bij calamiteiten.

Auteursrechten

Wanneer je gebruik maakt van muziek op je festival, dien je auteursrechten te betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een passende vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.

Geluidsoverlast

Muziek speelt vaak een belangrijke rol tijdens festivals. Wanneer het een groot festival betreft kan er sprake zijn van geluidsoverlast. Ga na of je hier een vergunning voor nodig hebt. Deze valt onder de noemer milieuvergunningen en zal het maximaal toegestane aantal decibels beperken.
Het kan zo zijn dat je nog andere vergunningen nodig hebt. Doe voor de zekerheid navraag bij de gemeente of stad waar het evenement plaatsvindt. Je kunt denken aan vergunningen m.b.t. sterke dranken, voeding, sluitingsuur, plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes etc.

Resumé

Zoals hierboven is gebleken komt er nogal wat kijken bij het zelf organiseren van een festival. Zorg dat je beschikt over de benodigde vergunningen en blijf altijd je doelstelling voor ogen houden. Wanneer je alle onderdelen de benodigde aandacht geeft, zal dat resulteren in een fantastisch festival.

In het onderstaande filmpje verteld Rick Farman, oprichter van het grote Outside Lands Festival (USA), wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een 3-daags muziek festival.

Cookies

De cookies zijn noodzakelijk om de website goed draaiende te houden.

Privacy policy | Sluiten
Meer over cookies