Wil je een zakelijk evenement organiseren en kun je hier wel enige hulp bij gebruiken? Wij geven je enkele handige tips om een onvergetelijk zakelijk evenement te realiseren.

De tijd van een simpele bijeenkomst met een hapje en drankje, met op de achtergrond wat muziek, is volledig passé. We leven in een tijd waarin compleet andere maatstaven worden gehanteerd voor events dan voorheen. Maar aan welke voorwaarden dient een succesvol zakelijk evenement dan te voldoen? Hoe bezorg je je gasten een onvergetelijke ervaring? De onderstaande tips zullen je helpen bij het succesvol organiseren van een zakelijk evenement.

Onderzoeken en brainstormen: Wat boeit je gasten?

1. Kies de meest ideale datum

Eén van de belangrijkste aspecten bij het organiseren van een zakelijk evenement is het plannen van een datum en tijdstip. Wil je een zo hoog mogelijke opkomst? Door rekening te houden met de volgende factoren kies je het meest ideale evenemententijdstip.

  • De dinsdag, woensdag en donderdag zijn de meest gangbare dagen voor het organiseren van een zakelijk evenement. Beweeg je je in de wereld van de kappers of detaillisten, dan is de maandag juist een geschikte dag vanwege de winkelsluiting.
  • Het perfecte aanvangstijdstip voor een zakelijk event bestaat niet. Uiteraard kun je wel nagaan dat een landelijk event dat aanvangt om 09.00 uur in Amsterdam niet gaat werken. Datzelfde geldt voor een aanvang rond de middag-/avondspits. Kies je tijd zorgvuldig en houd rekening met waar je doelgroep vandaan komt. Een evenement met verschillende inlooptijden/tijdslots kunnen zeer handig zijn.
  • Ook het seizoen is iets om rekening mee te houden. In de winter kan de weersgesteldheid nog wel eens tot vertraging leiden. Zorg voor een snelle, heldere communicatie mocht het onverhoopt toch afgelast moeten worden.
  • Probeer je zakelijke evenement zoveel mogelijk buiten de vakantieperiodes te plannen. Ook bij de dagen rondom de feestdagen is zorgvuldigheid op z’n plaats. Mensen zijn vaak weg of nemen een extra vrije dag op waardoor zij verhindert zullen zijn op jouw evenement.
  • Speciale evenementen kunnen ook een nadelige impact hebben op het percentage afwezigen tijdens jouw event. Speciale evenementen als landelijke beurzen en congressen of door concurrentie georganiseerde activiteiten kunnen zorgen voor een verminderde opkomst. Probeer hier zo accuraat mogelijk op te reageren. Ook sportevenementen moeten niet vergeten worden. Landelijk kijken mensen hier massaal naar. Wellicht interessant om tijdens jouw event naar het sportevenement te kijken.

2. Stel een duidelijk doel voor het evenement

Je organiseert het evenement met een bepaald doel. Maak van dit doel een nauwkeurige doelstelling die duidelijk, meetbaar én haalbaar is. Het is belangrijk om de doelstelling naar zowel de organisatie van het evenement als naar de doelgroep te communiceren. Je organiseert het event immers om de doelstelling te behalen. Probeer belangrijke mededelingen zoveel mogelijk aan de start van het evenement te communiceren. De bezoekers zijn dan nog fris en zullen zodoende de boodschap beter ontvangen.

Wat is het doel van jouw evenement?

3. Continue spanningsopbouw in de aanloop naar het evenement

De periode voorafgaand aan een zakelijke evenement is minstens net zo belangrijk als het evenement zelf. De communicatie richting je doelgroep moet duidelijk, informatief en inspirerend zijn. De laatste van de drie wordt vaak vergeten. Het informatieve gedeelte is vaak wel op orde. Het schort hem echter vaak aan het inspirerende gedeelte. Maar wat wordt hier nou eigenlijk mee bedoelt? Simpelweg wil je je doelgroep in de aanloop naar het evenement steeds meer enthousiasmeren. Je wilt namelijk niet dat je gasten het evenement uiteindelijk alsnog vergeten. Maar hoe pak je dat aan?

  • Door middel van teasers kun je de spanningsopbouw richting je evenement steeds verder opvoeren, zodat het enthousiasme niveau een absoluut toppunt bereikt wanneer het event van start gaat.
  • Communicatie via nieuwsbrief, mail en social media (LinkedIn, Facebook etc.). Door regelmatig te communiceren naar en met je doelgroep zorg je voor een sterke betrokkenheid. Geef niet je gehele programma etc. prijs in het eerste contactmoment. Probeer dit tactisch op te bouwen zodat de doelgroep steeds nieuwsgieriger wordt naar wat er allemaal gaat komen.
doelgroep evenement bepalen

4. Breng de interesses van je doelgroep/deelnemers/personeel goed in kaart

Het is van belang om de interesses van je doelgroep/deelnemers/personeel van tevoren goed in kaart te brengen. Past het onderwerp goed bij je doelgroep, is het boeiend genoeg en sluit het voldoende aan op de actualiteit? Dit zijn allemaal vraagstukken die je vooraf beantwoord wilt hebben. Is dit niet het geval, dan is het aan te raden om je programma aan te passen. Probeer dit structureel aan te pakken. Je kunt hier als volgt bij te werk gaan.

  • Zorg dat je je doelgroep goed in kaart hebt gebracht. Organiseer je het evenement voor je personeel of voor een ‘externe’ doelgroep? In welke leeftijdsrange valt je doelgroep, zijn het voornamelijk mannen, vrouwen of heb je te maken met een gezonde mix van beide?
  • Je doelgroep en doelstelling zijn vastgesteld. Nu is het zaak om te zorgen dat je programma en de inhoud daarvan aansluit op je doelstelling. Je programma moet er wel voor zorgen dat je je doelstelling kunt halen. Wil je je doelgroep vooral educatief iets bijbrengen door inhoudelijke lezingen en presentaties of wil je een onvergetelijke indruk achter laten m.b.v. visuals etc. om te laten zien hoe de branche zich de komende 20 jaar waarschijnlijk zal ontwikkelen?
  • Interessante content. Onderzoeken en brainstormen over het onderwerp en de inhoud van het programma. Ook inhoudelijk wil je je gasten boeien. Originaliteit, actualiteit, vernieuwing en verdieping zijn hierin sleutelfactoren.

5. Uniek en inspirerend event

Jouw zakelijke event moet een onvergetelijke indruk achterlaten op de bezoekers. Afhankelijk van de opzet van het programma probeer je deze zo uniek en inspirerend mogelijk te maken. Heb je een educatief programma waarbij je je gasten een bepaalde boodschap mee wilt geven en inhoudelijk dingen bij wilt brengen? Probeer dan een spreker van naam te strikken. Een personaliteit in het vakgebied die boeiend spreekt en indruk maakt, geeft een goed signaal af naar je gasten.

Geef je een interactieve invulling aan je evenement, probeer dit op een originele manier vorm te geven. Twitter Walls, sms votings en live polls zijn leuke manieren om je evenement levendig te houden en direct live te communiceren met de bezoekers. De techniek is echter een middel en geen doel op zich. Rechtstreeks de interactie aangaan met je publiek blijft altijd een succes!

Organiseer je een event waarbij visuals en entertainment de main attraction is, probeer dan ook echt uit te pakken. Maak gebruik van de nieuwste av-techniek! Het effect van audio, video en licht op de sfeer gedurende een evenement is ongekend. Ongeacht de invulling van je evenement is het gebruik van goede av-techniek essentieel. Een niet werkende microfoon, een storende beamer of geluid dat niet overal in de zaal evengoed verstaan wordt zijn slechts enkele voorbeelden van factoren die een zeer negatieve lading aan een evenement kunnen geven. Dit wil je absoluut voorkomen! In zee gaan met een professionele partij op dit gebied is dan ook een must! Wij kunnen je op het gebied van av-techniek volledig ontzorgen met de nieuwste en meest innovatieve technieken. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Inspireer je doelgroep!

6. Inspirerende locatie met diversiteit: verschillende ruimtes en podia

De locatie van een zakelijk evenement is van groot belang. Niemand zit te wachten op een evenement in het saaie en bekende bedrijfspand, waar de werksfeer overheerst. Je wilt de mensen juist uit die dagelijkse ‘sleur’ halen en een onvergetelijke dag bezorgen. De uitstraling van de locatie heeft daarin een belangrijke rol. Maar dit is niet het enige waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor je zakelijke evenement. Houd ook rekening met de onderstaande factoren.

  • Ligging van de eventlocatie. Je hebt in kaart gebracht wie je doelgroep is en waar ze vandaan komen. Zorg dat de locatie voor iedereen goed bereikbaar is. Een centrale ligging en goed bereikbaar voor mensen die met de auto of openbaar vervoer komen is belangrijk. Met dit criterium verklein je het aantal mogelijke locaties én sluit je uit dat mensen om deze redenen niet kunnen deelnemen aan het event.
  • Capaciteit van de locatie. De locatie moet groot genoeg zijn om het aantal bezoekers te kunnen ontvangen. Maar niet alleen het aantal vierkante meters is in deze belangrijk. Houd er ook rekening mee dat de aanwezigheid van voldoende sanitair, zitplaatsen, zalen en andere fysieke ruimtes leidend zijn voor een goed verloop van het evenement.
  • De uitstraling van je locatie en je doelgroep moet een match zijn. De bezoekers komen naar jouw zakelijke event toe. Zij hebben een bepaalde associatie bij jouw bedrijf en voelen zich daar prettig bij. Hetzelfde gevoel moeten zij hebben bij de uitstraling van de locatie. Probeer een locatie te vinden die naadloos aansluit op de sfeer die je wilt creëren tijdens je event.
  • Faciliteiten. Zijn de faciliteiten voldoende aanwezig om je programma uit te voeren? Voldoende podia, horecagelegenheid voor een netwerkborrel, break-out ruimtes zijn belangrijke faciliteiten. Ook de aanwezigheid van licht, geluid, grote schermen en andere technische voorzieningen zijn absolute vereisten voor een professioneel event.
  • Kosten. Ook het kostenplaatje is natuurlijk iets om rekening mee te houden. De kostenopbouw kan soms nogal verwarring scheppen. Veel locaties lijken op het eerste oog vrij voordelig. Extra tarieven voor losse diensten kunnen het alsnog vrij prijzig maken.

De belangrijkste tip die we kunnen geven is: begin op tijd met het zoeken naar de perfect eventlocatie én neem hiervoor voldoende tijd! Een professionele locatie is een vereiste voor een geslaagd event. Lees hier meer over het kiezen van de perfecte locatie voor jouw zakelijke event.