Vijf tips voor het organiseren van een goed congres

Vijf tips voor het organiseren van een goed congres

Een congres is de ultieme plek voor het onderling uitwisselen van kennis en informatie. Om dit proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen, geven wij je de onderstaande 5 tips. Zo word je congres vele malen effectiever en verbeter je de beleving voor je bezoekers. Deze vijf tips zijn eenvoudig uit te voeren, maar maken een enorm verschil.

1. Vergroot naambadges

Wat is het praktisch nut van het dragen van naambadges? Ze helpen de deelnemers om vergeten namen te herinneren en kunnen behulpzaam zijn als je iemand zoekt. Maar waarom zijn naambadges dan vaak zo ontzettend klein? Vaak zijn ze pas te lezen als je op een meter afstand staat.
Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost, door het vergroten van de naambadges. Als je iemand zoekt is het fijn als je vanaf een afstandje zijn naam kan lezen. Hoe groter ze zijn, hoe groter het nut. (Er is natuurlijk een grens…) Een groot en duidelijk leesbaar font maakt de ideale naambadge af.

2. Een realistisch programma en timemanagement

Eén van de grootste ergernissen van bezoekers van een congres is een programma dat uitloopt. De organisator heeft zijn hele dag vrijgemaakt, maar datzelfde geldt niet voor de meeste bezoekers. Wanneer men merkt dat het congres uitloopt, zal men minder oog en oor hebben voor het congres en meer tijd besteden aan het in de gaten houden van de klok en of zij hun vervolgafspraak wel kunnen halen of op tijd thuis zijn voor de kinderen.

Een realistisch programma

Voorkom dit probleem door te zorgen voor een realistisch programma. Zorg dat er voldoende tijd is om pauze te houden. Mensen willen de zaal uit en rustig even naar de wc kunnen, een kop koffie drinken, een broodje kunnen eten, iemand bellen, een email versturen of wellicht even met een andere bezoeker een praatje maken. Je bezoekers willen tijd en ruimte, geef hen deze dus ook.

Briefing richting sprekers

Daarnaast is een duidelijke briefing richting de sprekers ook zeer belangrijk. Vertel hun nadrukkelijk hoeveel tijd zij hebben voor hun presentaties, inclusief vragen etc. Laat iemand van de organisatie tijdens de presentaties de tijd bijhouden en twee keer de resterende tijd aangeven m.b.v. bordjes, bijvoorbeeld door 10 minuten voor het eind een bordje met nog 10 minuten omhoog te houden en nogmaals wanneer er nog 5 minuten te gaan zijn. Zo heeft de spreker een goed idee van hoever hij/zij in het verhaal zit en hoeveel resterende tijd er nog is. Zo zorg je voor een goede tijdsbewaking.

‘Mochten we iets uitlopen dan kunnen we altijd nog de pauze inkorten of de borrel iets later laten beginnen!’ ………… NEE!

Ga nooit tijd winnen door pauzes te verkorten dan wel het later laten beginnen van de borrel. Zoals al eerder gezegd zijn mensen gesteld op hun tijd en vrijheid. Kort hier dus nooit op. Voor de meeste bezoekers zijn de pauzes en de borrel juist de belangrijkste momenten van het congres. Deze momenten geeft hen namelijk de mogelijkheid om te netwerken! Om deze momenten zo optimaal mogelijk te maken voor de bezoekers kunnen er break-out ruimtes gecreëerd worden, waar de bezoekers zich rustig terug kunnen trekken om met elkaar te netwerken.

3. Oplaadpunt

Het is een feit dat mensen veel tijd besteden aan hun telefoon, dus ook tijdens jouw congres. Er is een grote vraag naar stopcontacten of oplaadpunten, handel hier dus ook naar. Deelnemers worden immers niet blij van een lege batterij. Je bent verantwoordelijk voor het plaatsen van een of meerdere oplaadpunten voor mobiele apparaten, zoals het Bano Charging Point. Dit charging point kun je ook plaatsen met je eigen corporate branding. Zorg dus dat alles op dit punt goed geregeld is. Mensen gebruiken hun mobiele apparaten veelvuldig voor het checken van updates over het congres op social media en om contactgegevens uit te wisselen tijdens de netwerkmomenten. Oftewel, momenten die erg belangrijk zijn op congressen en waar je dus absoluut niet zonder batterij wilt zitten.

4. Social media platform

Social media is het perfecte platform om nieuws rondom je congres onder de aandacht te brengen. Zo kun je met eenvoudige tweets de mensen op de hoogte houden over de gang van zaken met betrekking tot het congres. Zo kun je mensen van te voren op de hoogte stellen van enkele belangrijke zaken, waarbij je kunt denken aan het wifi-wachtwoord op locatie en of de eerdergenoemde oplaadpunten aanwezig zijn. Een eenvoudige manier om vervelende problemen en ergernissen bij je bezoekers te voorkomen. Daarnaast is het een goede manier om interactie met je doelgroep te creëren, waardoor het congres al goed begint te leven.

Stuur altijd ruim van tevoren de bezoekers een mail met praktische informatie over de dresscode, aanwezigheid van catering, de aan- of afwezigheid van wifi en oplaadpunten. Gebruik het social media platform meer voor praktische updates.
Ook gedurende het congres kun je social media inzetten. Creëer bijvoorbeeld een Livewall waarop posts te zien zijn over het congres. Het publiek kan hierop reageren en zo hun eigen ervaringen en meningen delen. Kortom, de perfecte manier om interactie teweeg te brengen en je congres levend te maken.

5. Maak je congres interactief

Mensen zitten er niet op te wachten om twee keer een uur achter elkaar naar het verhaal een spreker te luisteren. Mensen hebben überhaupt een tijdspanne van 20 minuten waarin zij volledig geconcentreerd achter elkaar kunnen luisteren. Zorg er dus ook voor dat de presentaties niet langer duren. Een presentatie van 20 minuten, gevolgd door 10 minuten waarin er vragen gesteld kunnen worden is prima. Mensen hebben hun volledige aandacht erbij en zullen daardoor de boodschap veel beter onthouden.

Een grote dooddoener is dan ook om iedere spreker evenveel tijd te geven. ‘Wat maakt het uit of iemand wat interessants te vertellen heeft of niet? Wij geven hem gewoon evenveel spreektijd als de “main speaker” van de dag en mocht hij eerder klaar zijn, dan kan hij zijn verhaal wel even wat rekken, toch?’ Nee! Dit gaat totaal niet werken… Zorg voor afwisseling in de spreektijd. Dit is voor het publiek veel prettiger.

De mogelijkheid tot het stellen van vragen zal leiden tot de nodige interactie. De spreker reageert op de vragen van het publiek, waar vervolgens anderen ook weer op in kunnen springen. Verwerk ook andere interactieve onderdelen in je programma. Mensen praten immers graag over hun eigen kennis, ervaringen en dilemma’s. Geef mensen hier de tijd en ruimte voor tijdens discussierondes of in de vorm van een debat o.i.d. Ga hier creatief mee om. Zo komen mensen met elkaar in contact en kunnen zij onderling informatie uitwisselen. Dat is eigenlijk waar het allemaal om draait tijdens een congres: het onderling uitwisselen van kennis!

Resumé

Een congres draait om het onderling uitwisselen van kennis en informatie. Om dit doel zo optimaal mogelijk na te streven dien je de hierboven genoemde tips zeker op te volgen. Breng je congres naar een hoger niveau met de 5 eenvoudige tips van Bano.

Cookies

De cookies zijn noodzakelijk om de website goed draaiende te houden.

Privacy policy | Sluiten
Meer over cookies