Trends in Events 2018

1. Event app

Een van de grootste trends in de eventindustrie voor 2018 is de event app. Met een event app creëer je een uniforme en boeiende merkervaring voor je bezoekers. Door de app zullen je bezoekers nog enthousiaster raken en meer betrokken zijn bij je evenement. Met de app kun je tevens waardevolle data verzamelen.

Wat is een event app?

Een event app is een mobiele applicatie die speciaal ontwikkeld is voor de bezoekers en voorafgaand aan het evenement gedownload dient te worden. Event apps zijn essentieel voor de communicatie tussen de bezoekers, voornamelijk aan de start van het evenement. Eigenlijk dient de event app als een soort netwerkplatform waar de bezoekers met elkaar in contact kunnen komen om hun to-go eventstrategie te formuleren en te delen. Het uiteindelijke doel van de event app is om het event te verbeteren door het creëren van een meer intuïtieve, saamhorige en mobielvriendelijke ervaring.

Waaruit bestaat een event app?

Een event app bevat alle content van een evenement; hierbij kun je denken aan de eventagenda, een overzicht van de sprekers en enquêtes. Door het gebruik maken van de goed gestructureerde informatieve app, ervaren de bezoekers het evenement veel intenser; zoals Apple het stelde tijdens Apple’s 2017 World Wide Developer’s Conference (WWDC):

“Your app should include features, content, and UI that elevate it beyond a repackaged website. If your app is not particularly useful, unique, or “app-like,” it doesn’t belong on the App Store. If your App doesn’t provide some sort of lasting entertainment value or is just plain creepy, it may not be accepted”.

Voordelen van de Branded Universal Event App

De strengere richtlijnen van Apple voor event apps om in de app store terecht te komen heeft geresulteerd in de branded universal event app. Hieronder staan een aantal redenen waarom de branded universal event app het beste is voor het vergroten van de exposure van evenementen.

1. Grotere betrokkenheid onder de bezoekers
2. Methode voor organisatoren om data te verzamelen over hun bezoekers
3. Goede kosten-effectiviteit, ondanks dat het doel altijd ‘branding’ blijft.

1. Alle contacten die een bezoeker opdoet in een event app lopen vaak ten einde zodra het evenement is geweest. De universal event app heeft hiervoor een alternatief. De universal app is een app die voor alle evenementen gebruikt kan worden. Dit zorgt ervoor dat onderlinge contacten behouden kunnen blijven en er een platvorm komt voor alle evenementenbezoekers. De universal event app vergroot de kans dat de bezoekers digitaal meer betrokken zullen zijn bij je evenement.
2. Event apps geven organisatoren tal van mogelijkheden om gegevens te verzamelen over de bezoekers van evenementen. Met behulp van de universal event app kunnen organisatoren nu verschillende gegevens met elkaar vergelijken; van de meest populaire optredens tot de meest populaire onderdelen.
3. De branded universal app geeft de bezoekers bij het inschrijven al een unieke ervaring, wat uiteindelijk resulteert in een hele goede ROI. Waar concurrentapps van de universal app vaak heel duur zijn om te ontwikkelen en te onderhouden, past de universal app met al zijn voordelen perfect in het evenementenplatform.

Invloed event app op de ROI

De mobiele telefoons zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Het zal je dan ook niet verbazen dat de mobiele app ook een belangrijke aanwinst is voor evenementenorganisatoren. Zo heeft de studie van Event Manager Blog uitgewezen dat 53% van alle event professionals gebruik maakt van een event app. Sterker nog, een recentere studie van Bizzabo heeft uitgewezen dat dit aantal inmiddels op 80% ligt. Een studie van Global Experience Specialists laat zien dat het gebruik maken van een event app resulteert in een positieve ROI.

2. Virtual en augmented reality

De hedendaagse technologische ontwikkelingen blijven ook in de evenementenbranche niet achter. Zo worden virtual en augmented reality gezien als een van de grootste trends op het gebied van innovatie in de evenementenbranche. Virtual reality (VR) en augmented reality (AR) bezorgen de bezoekers een unieke ervaring. Met de continue ontwikkeling van VR en AR kunnen we hier nog veel van verwachten in de toekomst.

Virtual Reality (VR)

Virtual reality is een volledig door een computer gegenereerde driedimensionale omgeving. In de meeste gevallen dien je hiervoor een virtual reality headset te dragen met compatibele handschoenen of controllers om interactie te krijgen met deze virtuele wereld. Virtual reality moet niet door elkaar gehaald worden met 360 graden foto’s en video’s.

Augmented Reality (AR)

Augmented reality combineert computer gegenereerde elementen met de werkelijkheid om zo een ‘augmented world’ te creëren. Met augmented reality hebben mensen interactie met computer gegenereerde animaties terwijl zij zich in de werkelijke wereld bewegen. Een goed voorbeeld hiervan is het recente succes van Pokémon Go. Zo realiseerde Pokémon Go binnen minder dan een maand tijd 30 miljoen app downloads, wat resulteerde in een verhoogde marktwaarde van Nintendo van 9 miljard dollar.

Wat is de toegevoegde waarde van VR en AR voor evenementenorganisators?

Je zult je nu misschien afvragen wat nou precies de rol moet/gaat zijn van VR en AR binnen de evenementenbranche. We kunnen dit echter niet onderschatten. Het potentieel van VR en AR kan zorgen voor een complete transformatie van de manier waarop we discussiëren, deelnemen en interageren op evenementen.

Zo stelde Sarah Yeats, Client Service Director bij Sledge, hierover onlangs het volgende:

“I think people are realizing the potential and embracing the technology. You can really put yourself or others into an experience / space that you can fully experience for yourself. This is ideal for business in foreign countries as you can bring the place to them if traveling isn’t an option… The tech is becoming more affordable and we are starting to see the opportunity now which is very exciting.”

Yeats, een ervaren professional in de eventbranche, is zich bewust van de potentiele invloed die VR en AR te bieden hebben. Zo zal het niet alleen van invloed zijn op het technische aspect bij evenementen, maar zal het de bezoekers ook een waardevollere ervaring geven.

Virtuele locatie creëren

De eventplanners van tegenwoordig besteden een groot deel van hun budget aan de locatie van het event, de sprekers, accommodaties, catering en andere logistieke dingen. Stel nou dat je een congres of beurs zou organiseren met virtual reality, dan zouden veel van deze kosten komen te vervallen.

Het organiseren van een evenement compleet in virtual reality zal nu nog veel kosten, maar wanneer de technologie meer ontwikkeld is, zal deze uiteindelijk veel goedkoper worden dan de hedendaagse evenementen.

Virtuele aanwezigheid

Virtuele aanwezigheid
Dankzij de ontwikkelingen in het telewerken is het tegenwoordig voor evenementenorganisatoren gemakkelijker om mensen vanaf andere locaties deel te laten nemen aan bijeenkomsten. Een goed voorbeeld hiervan is Double Robotics.

Double is een op afstand bestuurbare robot die rond kan rijden op elk soort evenement. Op het frame wordt een iPad bevestigd, waardoor je de omgeving van Double kunt zien en horen. Middels dit mobiele videoconferentiesysteem kunnen de bezoekers communiceren met genodigden/artiesten op het evenement. Dit geeft de bezoekers een unieke ervaring die ze nooit zullen vergeten. Double is dé innovatie op het gebied van telewerken.

Augmented ervaring

Hoe mooi zou het zijn als je de bezoeker live kunt instrueren gedurende het evenement én hoe vet zou het zijn als bezoekers precies zouden weten met wie ze aan het praten zijn, door simpelweg een headset op te doen met gezichtsherkenningssoftware.

Al deze features zijn mogelijk met augmented reality. Je hebt alleen een AR headset, bril of contactlenzen met bijbehorende software nodig om deel uit te maken van de wereld van augmented reality.

Toepassingen van VR en AR bij evenementen

Misschien is het nog lastig om er een goede voorstelling bij te maken. Het klinkt heel gaaf, maar hoe gaat het precies in zijn werk? Hieronder staat een aantal voorbeelden van evenementen waarbij er gebruik is gemaakt van augmented reality en virtual reality.

Voorbeelden van augmented reality bij evenementen

1. Het vinden van verborgen figuren tijdens CES 2017

Het voordeel van AR over VR is dat AR wat toegankelijker is voor mensen, aangezien er ook al enige vorm van AR gebruikt wordt bij populaire apps als Snapchat. Ook de nieuwe iPhone X heeft een functie met AR.

Bij de Consumer Electronics Show in 2017 werd de film ´Hidden Figures´ gepromoot m.b.v. AR technologie. De bezoekers kregen de opdracht om met behulp van hun smartphone de verborgen standbeelden van de hoofdrolspelers van de film te vinden. Er waren diverse zuilen verstopt in de ruimte. Wanneer de bezoekers één van de zuilen vonden, konden ze m.b.v. hun smartphone de code scannen die op de zuil vermeld stond. Na het scannen werd het standbeeld vertoond met een bijhorende beschrijving in de app. Door AR hebben mensen nóg meer interactie met hun omgeving, waardoor de ervaring veel intenser is.

2. Cirque Du Soleil and Hololens

Een van de meest geavanceerde vormen van AR-techniek is de Microsoft Hololens. De headset bestaat uit doorzichtige glazen waarmee afbeeldingen en graphics over elkaar heen worden geprojecteerd binnen de omgeving van de gebruiker.

Gedurende de Microsoft Build Conference in 2017 heeft het team van Cirque du Soleil de Hololens gebruikt om hun gehele set/decor te visualiseren. Door deze demonstratie kregen de bezoekers een goed idee van wat er allemaal wel niet mogelijk is met deze technologie.

Voorbeelden van virtual reality bij evenementen

1. Budweiser Beer Garage

Gedurende de SXSW, Anheuser Busch´s experience was er een garage opgezet die volledig in het teken stond van het Duitse biermerk Budweiser. Van een comfortabele lounge tot een bar met Budweiserbier op de tap; de garage stond vol met verschillende entertainmenthoeken.

Met behulp van de Oculus VR werden de deelnemers uitgebreid rondgeleid door de ´brouwerij´-garage, waardoor al hun zintuigen geprikkeld werden. Bij het binnenlopen van de koelkast werd er koude lucht de ruimte in geblazen om zo een realistisch effect te creëren. Bij het vervolgen van hun tour kwamen ze bij een kamer, waarbij medewerkers van Budweiser de deelnemers een pot met hop onder hun neus hielden. Dit alles werd gedaan om de deelnemer te laten ervaren hoe het brouwproces van Budweiser in zijn werk gaat, om zo een beter idee te krijgen van het product en het merk.

2. Bosch Xperience Mobile Tour

VR is zeer geschikt om als educatietool te gebruiken voor je bedrijf of product. Zo gebruikte Bosch, een van ´s werelds grootste engineeringbedrijf, VR-technologie om hun gasoline direct injection system (GDI) en quiet cast brakes te promoten gedurende een roadshow.

Bosch ging zeven maanden lang de weg op met de roadshow om duizenden automonteurs te onderwijzen in hoe zij zo goed mogelijk gebruik konden maken van de cast brakes en het GDI-systeem van Bosch. Dit werd gedaan door verschillende scenario’s te creëren voor de monteurs waarbij zij dingen moesten repareren m.b.v. van de auto-onderdelen van Bosch. Voor deze educatieve experience werd er gebruik gemaakt van het Oculus Rift. Wederom werd er aangetoond hoe meeslepend VR-technologie kan zijn én kan helpen om consumenten bekend te maken met jouw product door hen in reële situaties te plaatsen.

VR en AR zijn de toekomst

Virtual reality en augmented reality bieden prachtige kansen voor evenementenorganisatoren om in de toekomst de bezoeker tijdens evenementen dingen te laten ervaren die zij nooit meer zullen vergeten. De mensen zijn al zeer enthousiast over de ervaringen en dat zal in de toekomst alleen maar toenemen.

Met de ontwikkeling van VR en AR ligt er meteen een mooie uitdaging voor alle evenementenorganisatoren. Hoe kunnen zij ervoor zorgen dat bezoekers met elkaar, met sprekers, met sponsoren en organisatoren interactie hebben? Het lijkt erop dat we al aardig op weg zijn om dit te realiseren.

3. Crowdshaping

Crowdshaping wordt gezien als een van de grootste eventmanagementtrends die de komende jaren van invloed gaan zijn op de eventbranche. Stel je eens voor dat je in real-time variabelen als muziekgenre, de temperatuur van de omgeving of het volume van de muziek kunt aanpassen op de behoeften van de bezoekers? Crowdshaping geeft evenementenorganisatoren deze mogelijkheid door het inzetten van specifieke apps, gadgets en tools.

Hoe gaat het in zijn werk?

Evenementenorganisatoren proberen altijd de behoeften van hun bezoekers zo goed mogelijk in kaart te brengen door het verzamelen van data, profielen en voorkeuren. Deze data is het perfecte middel voor het creëren van persoonlijke eventbelevingen door crowdshaping. Maar hoe komen zij precies aan deze data?

De bezoekers kunnen gebruik maken van speciale check-in apps op hun smartphones of andere draagbare apparaten. Ze loggen in d.m.v. hun social media accounts. Dit geeft jou inzicht in de voorkeuren van je bezoekers alsook in specifieke vragen afkomstig uit enquêtes en GPS-lokalisatie. Is het te warm in de zaal? Misschien staat de muziek wel te hard of heeft het publiek wel behoefte aan een ander genre. Stel deze vragen in de app en je kunt perfect inspelen op de eventbeleving van je publiek.

Crowdshaping in de praktijk – hoe het begon

De eerste keer dat er in de praktijk gebruik werd gemaakt van crowdshaping was in 2014 gedurende het Bioreactive concert van Pepsi. Voorafgaand aan dit concert kregen alle bezoekers een interactieve polsband. Deze polsband registreerde de bewegingen om uit te zoeken welke muziek hen in beweging bracht. De DJ kon de data gebruiken om de muziekselectie aan te passen op de energie van het publiek. Daarnaast meette de polsband ook de lichaamstemperatuur van de bezoekers; hier kon op geanticipeerd worden door het verlagen of verhogen van de thermostaat. Ook kon er gemeten worden of het volume te hard stond voor het publiek.

Crowdshaping anno 2017/2018

De technologische ontwikkeling heeft de afgelopen jaren niet stilgestaan. Sinds 2014 heeft crowdshaping ook de nodige ontwikkeling doorgemaakt. Zo is crowdshaping niet alleen meer mogelijk voor grote spelers als Pepsi, maar ook voor kleinere evenementenorganisatoren. Daarnaast heeft vrijwel iedereen tegenwoordig een smartphone of smartwatch, waardoor je met speciale apps eenvoudig de benodigde data kunt verzamelen.

Voorbeelden van crowdshaping

1. LISNR: data via audio applicatie

LISNR is een data-via-audio oplossing; een nieuwe ontwikkeling waarbij apparaten d.m.v. ‘smart tones’ met elkaar communiceren, maar dan via muziek. De speciale app is in staat om muziek te herkennen via een ultrasone codering. Door gebruik te maken van deze app kunnen organisatoren via alle mogelijke audioapparaten content verzenden naar hun doelgroep. Door deze app behoren Bluetooth, iBeacons en NFC tot het verleden. Naast het verzenden van promoberichten kan de app ook fungeren als crowdshaping tool.

2. Lightwave: data via draagbare armband

De Lightwave armband is de eerste tool die voor crowdshaping gebruikt werd. Dit was tijdens het Bioreactive concert van Pepsi in 2014. Deze armband meet o.a. beweging, hartritme en temperatuur. Met behulp van deze armband kan er data inzichtelijk gemaakt worden, waardoor het evenement volledig aangepast kan worden op de wensen van de bezoekers. De DJ kan de data gebruiken om zijn muziekselectie aan te passen op de behoeften van het publiek. Naast dat de armbanden zorgen voor een mooi visueel plaatje, kunnen zij ook handig zijn voor andere bijkomstigheden, zoals gratis drankjes bij het behalen van een bepaald energie- of temperatuurlevel en lichteffecten op basis van bewegingen.

3.Chüne: geavanceerde sfeerbeleving door de intelligente jukebox

Ontmoet Chüne! Chüne is de intelligente digitale jukebox die de muzieklijsten van locaties aanpast aan de muzieksmaak van het publiek. Wanneer de bezoekers inchecken via o.a. social media, worden de muzieklijsten automatisch geïmporteerd in het systeem van de locatie. Dit gebeurt via een NFC-apparaat die door ontvangst van deze data een mix van muziekstijlen maakt, puur gebaseerd op de voorkeuren van de bezoekers.

4. IBM Watson ‘crowdshaped’ Daybreaker tot eerste cognitieve danceparty

Eén van de meest innovatieve manieren van crowshaping is toegepast tijdens het evenement ‘Daybreaker’. Dit dancefeest is voor iedereen die het liefst in de ochtend al danspasjes maakt. Tijdens dit evenement is er gebruik gemaakt van IBM Watson. Dit zelflerend systeem is in staat om zelf patronen en verbindingen te halen uit een bundel van data en hier zelf nog een extra dimensie aan te geven. Door middel van het analyseren van enquête-antwoorden en Twitteraccounts ontstond er voor iedere bezoeker een profiel. Op basis van dit profiel werd het evenement ingericht met specifieke workouts, catering en muziekstijlen. Ook werden de energielevels van de bezoekers bijgehouden door real-time analyse via de interactieve dansvloer.

Conclusie

Met crowdshaping behoort een ontevreden publiek tot de verleden tijd. De flexibiliteit van crowdshaping geeft je de mogelijkheid om middels het vergaren van data perfect in te spelen op de behoeften van de bezoekers.
Wel zal moeten uitwijzen of crowdshaping nog mogelijk is binnen de nieuwe Europese wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 van kracht is. Kortgezegd stelt deze wet meer regels aan het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens, om deze te beschermen.

4. Het jaar van Eventdesign

De nog tamelijk jonge branche van events en live communicatie heeft de afgelopen jaren in een aardige stroomversnelling gezeten. Van een bedrijfsuitje naar een congres tot uiteindelijk een live event, ieder organisatietalent dat de afgelopen 30 jaar de revue heeft gepasseerd had wel zo zijn idee over hoe de evenementen eruit hoorden te zien. Maar ook meeting- en eventdesign heeft zijn weg gevonden en weet nu precies hoe er vorm gegeven dient te worden aan de verschillende evenementen. Een van a tot z kloppend evenement, georganiseerd vanuit de doelstelling, waarbij ieder onderdeel zijn waarde heeft om impact te maken.

Eventdesign: van toen tot nu

In het verleden van de eventmarketing zijn er altijd personen geweest die precies wisten hoe er vorm moest worden gegeven aan een evenement. Zij gaven handvatten om evenementen effectief en impactvol te maken. In een creatieve branche als de eventbranche zijn er echter maar weinig mensen die volgen. Wat resulteerde, dat er door de jaren heen verschillende eventdesigners diverse concepten en designs hebben neergelegd. Deze concepten en designs hebben ons gebracht tot waar wij nu staan. Het jaar 2018, waar alles valt en staat met het meetbaar maken van het effect van evenementen, zal het jaar worden van de algemeen geaccepteerde methodiek van meeting- en eventdesign. Zorg ervoor dat je event aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het evenement moet spraakmakend zijn
• Zorg voor een optimale gastbeleving
• Breng content op de juiste manier over
• Werk altijd vanuit je doelstelling

Wat voor evenement je ook organiseert, hetzij een meeting, bedrijfsfeest of congres, werk altijd toe naar het gewenste effect/impact om je evenement te laten slagen.