Event communicatie heeft zich de afgelopen jaren enorm geëvolueerd. Waar eerder het versturen van uitnodigingen naar je deelnemers en wachten tot ze zich registreren al voldoende was, dien je nu een geheel communicatieplan uit te denken. Maar waaruit dient een communicatieplan te bestaan? Een groot deel van dit plan wordt ingevuld door social media. Zoals dit medium niet meer weg te denken is uit de huidige maatschappij, geldt dit eveneens voor de eventcommunicatie. Om je een zo duidelijk mogelijk beeld te geven van wat er allemaal bij eventcommunicatie komt kijken, geven wij je de onderstaande tips. Deze tips helpen je een effectief plan te maken om zo je deelnemers te bereiken.

1. Hoeveelheid content

De eerste tip in het maken van een communicatieplan is om de hoeveelheid informatie bij elke stap van eventcommunicatie te laten toenemen. Op een marketing website toon je alleen de highlights. De uitnodiging bevat al een enkele details van je evenement en op de registratiewebsite publiceer je het complete programma.

2. De juiste timing

Organiseer je een evenement op uitnodiging of is het een terugkerend evenement waarbij deelnemers van een vorige editie uitnodigingen krijgen? Verzend de uitnodigingen dan ver van tevoren. Op die manier hebben genodigden de tijd om te kijken of dit in hun planning past en om mogelijk te reageren op de uitnodiging. Houd de uitnodiging kort, uitnodigend, maar vooral duidelijk. Mensen krijgen de hele dag door berichten en hebben niet de tijd of de aandachtsspanne om een lange, gedetailleerde uitnodiging te lezen.

Ook wanneer je een evenement organiseert dat niet op uitnodiging is, is het tijdig bekend maken van het evenement zeer belangrijk. Geef de mensen de tijd om te beslissen om wel of niet aanwezig te zijn bij je evenement. Een tijdige aankondiging met enkele herinneringen in de aanloop naar het evenement is de beste communicatiestrategie voor je evenement.
Zorg altijd voor onpartijdige feedback op de uitnodiging voordat je hem verstuurt. Laat de uitnodiging lezen door iemand die geen onderdeel is van de planning, zodat je zeker weet dat er geen cruciale informatie ontbreekt.

3. Gebruik social media

Het gebruik van social media loopt als een rode draad door het eventcommunicatieplan. Om je evenement zo levend mogelijk te maken is het essentieel om voorafgaand, tijdens en na je evenement in contact te staan met je publiek. Hierin speelt social media een grote rol. Waar eerder alleen gebruik werd gemaakt van Facebook, Twitter en LinkedIn, mogen tegenwoordig de social media kanalen Snapchat, Pinterest en Instagram zeker niet meer ontbreken. Daar is de concurrentie nog niet zo groot als op de eerstgenoemde kanalen en valt dus je winst te behalen. Vergeet niet je content aan te passen aan de sterktes van elk medium (tekstueel, visueel, hashtags etc.).

Voorafgaand aan het evenement

Aangezien 58% van alle internetgebruikers actief zijn op social media, is het van belang om daar een relatie op te bouwen met je publiek. Door regelmatig content te plaatsen over je evenement kun je een interactief, online platform creëren. Men kan voorafgaand aan het evenement aangeven dat zij aanwezig zijn bij je evenement. Bekenden krijgen dit mogelijk te zien en dat zal hen wellicht aansporen om ook naar het evenement te gaan. Daarnaast kunnen zij content van je evenement delen en hierop reageren.

Tijdens het evenement

Waar social media voorafgaand aan het evenement belangrijk is voor de communicatie, geldt dit eveneens voor tijdens het evenement. Gedurende het evenement kunnen actuele berichten/updates geplaatst worden voor het publiek op een social media wall, waar zij vervolgens weer op kunnen reageren. Ook het plaatsen van foto’s en video’s zal de interactie op het social media platform vergroten. Heb je al gedacht aan een mobiele app? 80% van de tijd die besteed wordt aan een mobiel, zit in het gebruik van apps. Maak een specifieke app voor jouw event. Met een timetable en allerlei andere nuttige informatie kun jij eenvoudig de ervaring van je bezoekers verbeteren.
Het onderstaande filmpje weergeeft de mogelijkheden van een social media wall tijdens evenementen.

Na het evenement

Door het gebruiken van de juiste social media kanalen voorafgaand en tijdens het evenement, heb je inmiddels een interactieve community opgebouwd rondom je evenement. Voor sponsoren, exposanten en voor jou als organisator is dit belangrijk en tevens de uitgelezen kans om in contact te komen met de bezoekers en je zakelijke kansen te ontdekken. Blijf ook na je event actief op social media om je community ‘levend te houden’ tot mogelijk een volgend event.

4. Registratie moet geen last zijn

De registratie van je event moet eenvoudig en snel kunnen plaatsvinden. Een flexibele website is essentieel voor je deelnemers en voor jou als organisator. Zorg er voor dat deze ook gebruiksvriendelijk is voor mobiele apparaten, zodat ook hierop de registratie snel en eenvoudig verloopt. Het zal niet de eerste keer zijn dat gegevens verkeerd worden ingevuld tijdens de registratie. Maak het voor deelnemers mogelijk om achteraf hun gegevens te kunnen wijzigen. Zo kun je eenvoudig een hoop problemen voorkomen.

5. Stuur herinneringen

Herhaling is de kracht van een boodschap! Het kan zijn dat wanneer je een evenement organiseert op uitnodiging, mensen zich vergeten in te schrijven. Stuur daarom een week of twee weken na het versturen van de uitnodiging een herinnering aan diegenen die zich nog niet hebben ingeschreven. Hetzelfde geldt voor de mensen die zich al wel hebben ingeschreven. Ook zij maken fouten en kunnen de inschrijving voor jouw evenement mogelijk vergeten zijn. Stuur iedereen die zich reeds heeft ingeschreven circa twee weken voor het evenement een kleine herinnering.

6. Heet de deelnemers welkom

D-day! De dag van je evenement is aangebroken. Stuur de deelnemers enkele uren voorafgaand aan het evenement een WhatsApp-bericht of een sms’je, waarin je ze welkom heet. Maak je publiek enthousiast en wens hen een prachtig evenement toe. Een WhatsApp-bericht of sms’je is onverwachts en krijgt daardoor tien keer meer aandacht dan een reguliere mail.

Ben je ook nieuwsgierig naar de laatste trends in events?

Download dan snel ons gratis ‘Trends in Events’ magazine door onderstaand formulier in te vullen: