Het perfecte, gedetailleerde draaiboek voor jouw evenement

Het perfecte, gedetailleerde draaiboek voor jouw evenement

Je bent druk in de voorbereiding van je evenement. Er moet van alles geregeld worden en je ziet door de bomen het bos niet meer. Hoe moet dat wel niet gaan tijdens het evenement? Om deze problemen voor te zijn is het opstellen van een gedetailleerd draaiboek een must. Hiermee kun je je perfect voorbereiden op je evenement en zal het evenement zelf voorspoedig verlopen. Maar hoe ziet een goed draaiboek er precies uit? Je leest het hier.

Waaruit bestaat een draaiboek?

Een draaiboek bevat drie hoofdstukken:

  1. Algemeen deel
  2. Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)
  3. Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen

1. Algemeen deel

Het algemene deel van het draaiboek bestaat uit de contactgegevens van alle medewerkers en leveranciers die betrokkenen zijn bij het evenement. Vermeld hierop de namen, adressen, contactpersonen en telefoonnummers. Zorg dat de lijst compleet is, zodat je in geval van calamiteiten direct contact op kunt nemen.

Neem in het algemene deel ook het kernprogramma van het evenement op. Weergeef hier de belangrijke onderdelen met begin- en eindtijden en de plek waar deze plaats vinden.

2. Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)

Dit deel van het draaiboek is niets meer dan een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn voor je evenement. Zet hierin de volgende punten uiteen:

  • Tijd
  • Plaats
  • Activiteit/programmaonderdeel
  • Verantwoordelijk
  • Opmerkingen/aantekeningen

Het programma van je evenement is de rode draad van je draaiboek. Zet alle feiten zo gedetailleerd mogelijk op een rij. Vergeet niet om ook de op- en afbouw van het evenement te vermelden. Je evenement valt of staat immers met een goed, gedetailleerd draaiboek; neem hier dus de tijd voor.

Maak per leverancier een eigen draaiboek. Neem hierin onder andere punten op als accommodatiebenodigdheden voor een locatie, plattegronden, aanleverroutes en openingstijden voor standbouwers, meubelleveranciers en AV-leveranciers etc.

3. Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen

Het draaiboek is bijna klaar. Deze sectie van het draaiboek wordt verwerkt in de bijlagen. Hierin neem je informatie op die extra is toegespitst op plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig met het opstellen van deze lijsten en houd deze lijsten up-to-date gedurende het voorbereidingsproces van het evenement.

Bekijk hier de checklist voor het organiseren van evenementen

Gedurende het proces naar het evenement

Houd veranderingen/aanpassingen bij
Zorg ervoor dat je draaiboek altijd up-to-date is! Vinden er veranderingen plaats in het programma, pas deze dan direct aan in je draaiboek. Zo blijft iedereen precies op de hoogte van zijn of haar takenpakket en voorkom je dat je tijdens het evenement voor verrassingen komt te staan.

Draaiboek als communicatiestuk
Het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voorafgaand en tijdens je evenement. Zorg dat het draaiboek overzichtelijk en begrijpelijk is voor iedereen. De inhoud moet informatief en beknopt zijn zodat iedereen er prettig mee kan werken. Wanneer je snel informatie nodig hebt over het evenement, dient het draaiboek perfect te dienen als naslagwerk.

Communiceer over het draaiboek van je evenement
Zorg tevens dat iedereen die betrokken is bij het evenement in het bezit is van het draaiboek. Stuur deze minstens 5 werkdagen voor aanvang van het evenement op. Zo heeft iedereen de tijd om het draaiboek grondig door te nemen en kunnen er nog eventueel, naar aanleiding van feedback, wijzigingen worden doorgevoerd. Zorg dat je tijdens het evenement ook enkele uitgeprinte versies hebt, zodat je hier altijd op kunt terugvallen.

Bano trekt jouw evenement naar een hoger plan

Ben je bang dat je iets vergeet op te nemen in je draaiboek waardoor je wellicht voor onvoorziene verrassingen komt te staan? Geef het uit handen en laat de specialisten van Bano een perfect, tot in de puntjes uitgewerkt draaiboek voor je evenement samenstellen. Zo trekt Bano jouw evenement naar een hoger plan en zullen er geen onaangename verrassingen in het proces voorafgaand aan het evenement én tijdens het evenement plaatsvinden. Wil je meer informatie en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten voorzien je graag van de nodige informatie en bespreken graag de mogelijkheden.

Download hier een draaiboek template voor evenementen

Cookies

De cookies zijn noodzakelijk om de website goed draaiende te houden.

Privacy policy | Sluiten
Meer over cookies