Budget van je evenement bepalen

Budget van je evenement bepalen

Het begroten van je evenement is niet eenvoudig. Hoe gaat dit dan precies in zijn werk? Voor een realistische begroting is het noodzakelijk om vanaf het begin de taken, bevoegdheden, (kosten)procedures en rapportages met de betrokkenen goed af te spreken en na te komen. Wil je weten hoe je dit op een gestructureerde wijze kunt doen? Lees dan dit artikel!

Rekenmethoden

Voor het budgetteren van je evenement wordt in de praktijk over het algemeen een mix van de verschillende onderstaande rekenmethoden gebruikt. Gedurende de organisatie van het evenement zal de boekhouder een liquiditeitsbegroting op moeten stellen. Deze bestaat uit een schatting van de in- en uitgaande geldstromen van de gehele planningsperiode. Zorg dat je goed op de hoogte bent van de status van de begroting door deze regelmatig te bekijken.

Functionele kostenindeling

Breng de kosten van de verschillende activiteiten in kaart. Maak het overzichtelijk door hoofdgroepen te maken zoals kosten voor genodigden, kosten voor de organisatie en kosten voor het uitbesteden en wijs daar een specifieke toerekening per onderdeel aan toe.

Verdeling van de kosten in variabele en constante kosten

Bij deze kostenverdeling breng je de constante en variabele kosten in kaart zodat er een break-even analyse gemaakt kan worden. Het ‘break-even-point’ geeft aan wanneer het toegestane budget (de opbrengst) en de gemaakte kosten elkaar raken.

De constante kosten zijn als ware de vaste kosten die je maakt, ongeacht het aantal gasten. Hierbij kun je denken aan drukwerk, zaalverhuur, decorbouw etc. De variabele kosten daarentegen zijn wel afhankelijk van het aantal gasten. Onder de variabele kosten vallen onder andere catering, busvervoer en bijvoorbeeld de invulling van het programma.

Kosten doorberekenen aan de verschillende organisaties

Het is ook mogelijk om de diverse kosten toe te rekenen aan de bureaus en commissies die verschillende onderdelen van het evenement voor hun rekening nemen. Met deze manier van budgetteren krijgt iedereen een budget toegewezen waarbinnen de activiteiten, die zij verzorgen, plaatsvinden.

Kortom

Als de wensen en eisen van het evenement bekend zijn, kan er een gedetailleerde begroting gemaakt worden. Naar mate het evenement vordert zal deze steeds verfijnder worden. Zorg ervoor dat je naast het maken van een begroting ook een liquiditeitsbegroting maakt.

Besteedt je budgettering uit

Je kunt er ook voor kiezen om de budgettering van je evenement over te laten aan professionals. Wanneer je de budgettering van je evenement aan ons overlaat word je compleet ontzorgt en zal je niet voor onvoorziene kosten komen te staan. Wij zorgen voor de perfecte budget- en kostenbewaking voor jouw evenement. Ben je van plan om de budgettering uit handen te geven en benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Budgettering evenement | Begroting evenement | Budget- en kostenbewaking evenement

Download hier de checklist voor alle kostenposten

Cookies

De cookies zijn noodzakelijk om de website goed draaiende te houden.

Privacy policy | Sluiten
Meer over cookies