Zelf een roadshow organiseren

Doelstellingen en doelgroep kiezen

Het organiseren van een roadshow begint met het opstellen van duidelijke, haalbare doelstellingen en het definiëren van je doelgroep. Maak een doelgroepselectie op onder meer branche- en regioniveau. Met het vaststellen van de doelstellingen en doelgroep heb je direct de uitgangspunten voor de organisatie van de roadshow.

Budget

Wanneer de doelgroep en doelstellingen zijn vastgesteld, kan er gekeken worden hoeveel geld er aan de roadshow besteed kan worden. Het totale kostenplaatje bestaat mogelijk uit de huur van kramen en/of tenten, muzikale begeleiding, catering, gadgets, communicatie, springkussen en eventuele andere kosten. Ook de locatiekeuze is van grote invloed op het totale kostenplaatje. Zo zullen de kosten voor een buitenlocatie hoger oplopen dan wanneer je een kleinschalig evenement organiseert in een kleine hal. Lees hier meer over budget bepalen voor je evenement.

Het programma

Wanneer het beschikbare budget vastgesteld is, kan er invulling gegeven worden aan het programma. Bedenk een inhoudelijk sterk en aantrekkelijk programma, dat is afgesteld op het behalen van de doelstellingen. Hoe kun jij op een spectaculaire wijze je bedrijf en/of product promoten bij je doelgroep? Probeer ‘out of the box’ te denken en te komen met een innovatief programma.

Laat je de muzikale omlijsting verzorgen door een DJ of zijn er diverse optredens geregeld? Is de muziek doorlopend of komen er nog sprekers? Allemaal factoren die van tevoren uitgedacht moeten worden. Gaan er workshops en/of demonstraties plaatsvinden? Voor welke invulling je ook kiest, zorg ervoor dat je niet meerdere publiekstrekkers tegelijkertijd laat plaatsvinden. Mensen willen het liefst niets missen. Geef ze dus ook de mogelijkheid om alles bij te wonen.

Kies de locatie

Afhankelijk van het programma kies je de locatie voor je roadshow. Wordt deze kleinschalig opgezet, dan volstaat het afhuren van een klein schooltje. Mocht je het groter aan willen pakken, dan kun je eerder denken aan een groot plein of een parkeerplaats. Niet alleen de grootte van de locatie is belangrijk, maar ook de volgende factoren dienen meegenomen te worden in de beslissing voor het kiezen van een locatie:

• Zijn er verkeersmaatregelen nodig?
• Is de locatie goed bereikbaar?
• Is er voldoende parkeergelegenheid?
• Hoe zit het met de stroomvoorziening?
• Is er sprake van geluidshinder?

Publiekscommunicatie

Een roadshow is de optimale manier om jouw bedrijf en/of product via een intensief contactmoment aan je doelgroep tentoon te stellen. Door je boodschap op een unieke, spectaculaire manier over te brengen, zal je boodschap goed blijven hangen en kun je tevens impact maken met je spetterende evenement.

Voordat dit gerealiseerd kan worden, zal je echter eerst publiek naar je evenement moeten zien te krijgen. Om dat te bereiken, dien je van tevoren goed na te denken over een communicatiestrategie. Welke middelen moeten worden ingezet om een zo groot mogelijk deel van je doelgroep aan te trekken? Hieronder staat een opsomming van mogelijke communicatiekanalen die kunnen worden ingezet:

• Brief naar de bewoners van de plaats van locatie
• Gemeentepagina in de lokale kranten
• Website van de gemeente
• Posters
• Flyers
• Social media (Facebook, Twitter, Instagram etc.)

Begin ruim op tijd

Begin ruim van tevoren met het communiceren van de roadshow naar je publiek. Blijf gedurende het voorbereidingsproces goed communiceren over de datum en de locatie van de roadshow. Enkele weken voor de start van de roadshow kun je aankondigingen plaatsen in de lokale krant en beginnen met het ophangen van posters en flyers. De aankondigingen op social media kunnen al vroeger gestart worden en gedurende de laatste weken voorafgaand aan de roadshow opgevoerd worden. Probeer de mensen nieuwsgierig en enthousiast te maken door eventueel een verrassingselement aan te kondigen. Het is nu tijd voor de dag van de roadshow. Bekijk het filmpje hieronder om een indruk te krijgen van hoe de set up van een roadshow/exhibitie eruit ziet.

Vergunningaanvraag

Ook de vergunningaanvraag bij de gemeente moet ruim van tevoren ingediend worden. Zorg dat je minimaal 6 weken voor aanvang van de roadshow de vergunning hebt aangevraagd. Zo ben je er in ieder geval zeker van dat je op tijd over de benodigde papieren beschikt om je roadshow uit te kunnen voeren.

Resumé

Een roadshow is een unieke marketingtool waarbij je dichtbij je publiek staat en zo een blijvende boodschap kan overdragen. Probeer hier dan ook het maximale uit te halen. Het belangrijkste is dat je gedurende de organisatie altijd je doelstellingen blijft volgen en dat je impact maakt op je publiek.