Zelf een beurs organiseren

De voorbereiding

Doelstellingen + doelgroep

Zoals bij het organiseren van elk evenement, geldt ook voor de organisatie van een beurs dat je start met het opstellen van duidelijke, haalbare doelstellingen. Wat is de aanleiding voor het organiseren van de beurs? Wat en wie wil je precies bereiken? Vragen waar je gedurende de start van de organisatie duidelijke antwoorden op moet krijgen. Op basis van duidelijke doelstellingen en de doelgroep die je wilt bereiken/aanspreken, kan er vorm gegeven worden aan de rest van de organisatie.

Organisatieteam

Bij de organisatie van een beurs werk je altijd met de doelstellingen in je achterhoofd. Deze zijn leidend voor de gehele organisatie en uitvoering van het project. Om het project verder in goede banen te leiden, is het nodig om een perfect organisatieteam samen te stellen. Een team met verschillende kwaliteiten is een absolute must. Zorg voor een goede, heldere onderlinge taakverdeling.

Budget

Het bepalen van het budget voor je beurs is een continu proces. Je start met het maken van een globale inschatting om vervolgens bij de aanvraag van de offertes te kijken of de inschatting enigszins reëel is. Vergeet niet om ook kosten voor sponsoren etc. mee te nemen. Het budget kan na verloop van tijd altijd bijgesteld worden. Lees hier ons artikel over het budget bepalen van je evenement.

Datum en locatie

Kies een datum en een locatie voor je beurs. Het meest belangrijke bij het kiezen van een datum is dat je deze ruim van te voren bekend maakt. Uitgenodigden en/of mensen die belangstelling hebben in het bezoeken van de beurs kunnen dit zodoende ruim van te voren inplannen in hun agenda. Houd bij het kiezen van een datum rekening met eventuele feestdagen.

Het kiezen van de juiste locatie voor je beurs is een belangrijke en tegelijkertijd lastige taak. Je dient rekening te houden met veel factoren. Stem de locatie altijd af op je doelgroep, je doelstellingen, de grootte van de beurs en hetgeen je wilt uitstralen met je beurs. Maak een lijst van mogelijke locaties en breng ze allemaal een bezoek om uiteindelijk een goede, weloverwogen keuze te maken. Vergeet niet om ook rekening te houden met de meer praktische aspecten als sanitair, elektriciteitsvoorziening, aantal zalen, mogelijkheid voor catering etc.

Reclame en marketing

Het promoten van je evenement is een onderdeel dat veel aandacht vereist. Je wilt immers dat je beurs goed bezocht wordt en dat je het publiek aantrekt dat ook daadwerkelijk je doelgroep is. Om dit te realiseren dien je een goede reclame- en marketingstrategie uit te denken. Voor social media is hierin een grote rol weggelegd. Het is de ultieme plek om bekendheid te genereren voor jouw beurs. Denk hierbij aan de platvormen Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram. Informeer daarnaast ook diverse mediakanalen zoals plaatselijke krant, websites, gemeente etc. Zorg dat alle websites rond het evenement up-to-date zijn. Denk voor de promotie ook aan het maken van brochures, flyers en posters. Geef mensen de mogelijkheid om zich online te registreren!

Zelf een beurs organiseren

Ben je van plan om zelf een beurs te organiseren? Dan heb je waarschijnlijk wel door dat hier veel bij komt kijken. Doelstellingen, budgetten, organisatieteams, beursstands en veel meer.  Wil jij er zeker van zijn dat je niets over het hoofd ziet? Tref dan de goede voorbereidingen en maak een draaiboek. Hiermee bereid jij je perfect voor op de beurs.

Enkele weken voor aanvang van de beurs

De laatste weken voorafgaand aan het evenement zijn de weken van de controle en de puntjes op de spreekwoordelijke i. Houd een vergadering waarbij alle betrokkenen van het evenement aanwezig zijn, zowel interne medewerkers als leveranciers. Ga na of alles goed geregeld is met betrekking tot de datum, locatie, personeel, leveranciers, accommodatie, parkeergelegenheid, catering etc. Check of de gemaakte afspraken tot dusver nagekomen zijn en maak vervolgafspraken voor de komende weken richting het evenement en het evenement zelf.

Week voor aanvang van de beurs

Controleer de uitnodigingen/inschrijvingen

Controleer de uitnodigingen en de reacties erop. Maak vervolgens een lijst van iedereen die zich geregistreerd heeft om zo een duidelijk overzicht te krijgen van de bezoekers.

Check de locatie

Om er zeker van te zijn dat alles op locatie tip top in orde is, breng je een week voor aanvang van de beurs nog een laatste bezoek aan de locatie. Controleer of de zaal perfect in orde is, al het apparatuur aanwezig en werkzaam is en controleer dit ook voor alle overige faciliteiten. Neem alles nog even goed door met het team, zodat iedereen precies weet wat er van hen verwacht wordt. Vergeet niet om ook de laatste punten nog even door te nemen met de beheerder van de locatie zodat ook tussen jullie alles duidelijk is.

Draaiboek opstellen en sturen naar alle betrokkenen

Een goede organisatie en verloop van een evenement valt en staat met een goed, gedetailleerd draaiboek. Stel deze enkele weken voor aanvang van de beurs op. In een draaiboek dien je de volgende punten op te nemen: een telefoonlijst, informatie rond het evenement en een checklist. Een draaiboek moet gedetailleerd, maar voornamelijk ook duidelijk zijn! Het draaiboek dient voor iedereen begrijpbaar te zijn en tevens gemakkelijk te hanteren.
Lees hier meer over hoe je een perfect draaiboek opstelt!

Telefoonlijst

Zorg dat het draaiboek een telefoonlijst bevat met gegevens van alle betrokkenen (zowel interne medewerkers als leveranciers). Vermeld hierop van iedereen de naam, adres, telefoonnummer, emailadres en functie.

Informatie rond het evenement

Het draaiboek is eigenlijk een naslagwerk van alles wat er op de dag zelf gebeurt. WIE, WAT en WANNEER zijn de sleutelwoorden van de inhoud van het draaiboek. Wie voert een bepaalde taak uit? Wat is de inhoud van die taak? Wanneer en waar vindt deze taak plaats? Dit staat allemaal in het draaiboek. Zo krijg je uiteindelijk een overzicht, op chronologische volgorde van tijd, van wat er allemaal gebeurt op een dag en wie daar voor verantwoordelijk is. Werk het draaiboek constant bij zodat deze altijd up-to-date is.

Checklist

Maak een checklist van alle benodigde materialen etc. Probeer hierin geen enkel detail over het hoofd te zien. Zorg dat alles op de checklist compleet en aanwezig is. Zo kom je niet voor onvoorziene verrassingen te staan.

Laatste check

Zorg ervoor dat alle betrokkenen in het bezit zijn van het draaiboek. Stuur deze een week voor aanvang van de beurs naar iedereen toe. Zodoende kan men het draaiboek goed doornemen en eventuele ontbrekende dingen aangeven, zodat deze nog aangepast kunnen worden. Iedereen heeft de tijd gehad om zijn/haar taken nog een laatste keer goed door te nemen om vervolgens te shinen op het moment suprême.

Tijdens de beurs

De dag zelf is aangebroken. Bij de samenstelling van het team is een eindverantwoordelijke aangewezen en iemand die op de dag zelf fungeert als aanspreekpunt voor bezoekers en leveranciers. Beiden dienen ervoor te zorgen dat ze te allen tijde bereikbaar zijn voor iedereen en bereid zijn om beslissingen te nemen. Deze personen zijn cruciaal voor het draaiende houden van het evenement.

Na afloop van de beurs

De periode na het evenement is het moment waarop er geëvalueerd dient te worden. Probeer dit zo snel mogelijk na de dag van het evenement in te plannen. Alles zit nu nog vers in het geheugen. Dit zal ten goede komen aan de kwaliteit van de evaluatie. Alles wat goed ging en eventuele verbeterpunten kunnen worden meegenomen naar een volgend evenement.

Stuur na afloop een bedankbrief en een aandenken naar alle sprekers, leveranciers etc. Plaats ook een persbericht op de gebruikte (social) mediakanalen en maak een verslag van de beurs en stuur deze naar de betrokken partijen.

Resumé

Zoals uit dit artikel is gebleken, komt er nogal wat kijken bij het zelf organiseren van een beurs. Het meest belangrijke is dat je gedurende de hele organisatie van de beurs en de dag zelf altijd je doelstellingen leidend zijn. Probeer deze altijd mee te nemen bij het maken van de keuzes. Desalniettemin dien je met alle bovenstaande factoren rekening te houden om de beurs te laten slagen. Onderschat de gehele organisatie niet en begin op tijd!