Jaarlijks behoort in veel plaatsen de braderie of jaarmarkt tot een van de hoogtepunten van het jaar. Een traditie die we graag in stand houden. Maar wat komt er allemaal kijken bij het zelf organiseren van een braderie of jaarmarkt? Op deze vraag gaan wij je in dit artikel uitgebreid antwoord geven. Voor een goede organisatie dien je rekening te houden met de volgende punten:
Een succesvolle braderie valt en staat met een goede organisatie. Er moet een duidelijke structuur zijn. Deze begint met het opstellen van duidelijke, haalbare doelstellingen en het formuleren van een goed organisatieteam. Binnen dit team moet er een duidelijke taakverdeling zijn en moeten er goede afspraken gemaakt worden. Wanneer het team is samengesteld, kan er onderzoek gedaan worden naar de vraag van het publiek. Is er überhaupt behoefte aan een braderie? Zo ja, moet het een bepaald thema hebben? Wanneer dit duidelijk is, kan er gericht op zoek gegaan worden naar de juiste locatie.
Wil je het optimale uit je braderie halen, dan zal je allereerst een goed organisatieteam moeten vormen. Probeer een zo divers mogelijk team samen te stellen met personen die beschikken over verschillende kwaliteiten en ideeën. Dit zal uiteindelijk ten goede komen aan de kwaliteit van de braderie.
De meest belangrijke factor binnen een goede organisatie, is dat er duidelijke afspraken gemaakt worden waar ieder teamlid zich aan dient te houden. Stel deze van tevoren duidelijk op en breng iedereen hiervan op de hoogte. Zorg daarnaast voor een duidelijke taakverdeling binnen het team. Belangrijk is om één hoofdverantwoordelijke aan te stellen voor het project.
Het organiseren van een braderie heeft alleen zin wanneer er vraag naar is onder je doelgroep. Voer een mini-onderzoek uit in de buurt, om er achter te komen of dit daadwerkelijk het geval is. Misschien is er wel behoefte aan een braderie met een speciaal thema. Probeer dit te achterhalen, zodat je zoveel mogelijk op de behoefte van je publiek kan inspelen.
Je hebt inmiddels duidelijk wat de vraag is van het publiek. Nu is het tijd om de juiste locatie voor de braderie te vinden. Je had al een idee in welke plaats je de braderie wilde gaan houden, maar nu is het nog de vraag op welke plek deze precies gaat plaatsvinden. Bij het zoeken van de juiste locatie dien je met diverse factoren rekening te houden.
Wil een locatie geschikt zijn voor een braderie, dan dient deze aan een aantal eisen te voldoen. Zo moet de locatie veilig en goed bereikbaar zijn voor de bezoekers. Bij een goede bereikbaarheid hoort voldoende parkeergelegenheid. Wanneer aan deze voorwaarden zijn voldaan, kan er verder vorm gegeven worden aan de locatie. Je wilt de bezoekers een prettige dag geven op de braderie. Enkele voorwaarden om dit te kunnen realiseren bespreken we hieronder.
Het organiseren van een braderie vereist de nodige vergunningen. Informeer bij de gemeente, waar je de braderie organiseert, welke vergunningen er nodig zijn. Zonder vergunningen gaat er geen braderie plaatsvinden. Zorg dus dat je dit voor elkaar hebt.
Zorg voor een leuke aankleding van de braderie. Wanneer het een themabraderie betreft weet je in welke stijl je de braderie moet aankleden. Voor de mensen is het een dagje uit. Speel hier dan ook op in en bezorg de bezoekers een feestelijke dag. Een feestelijke dag begint met een feestelijke uitstraling.
Mensen struinen soms de hele dag op de braderie om de beste koopjes te scoren en te genieten van alle gezelligheid. Hierbij hoort een hapje en een drankje. Zorg dat er voldoende catering aanwezig is. Gezonde broodjes, patat met snacks en zowel gezonde dranken als frisdranken mogen niet ontbreken op een braderie. Vergeet ook zeker niet de snoepkraam voor de kinderen. Ga altijd na of de cateringbedrijven voldoen aan de Europese normen en kwalificaties voor opslag, transport, bereiding en opdiening van voedsel.
Biedt de locatie mogelijkheden tot het verzorgen van elektriciteitsvoorziening? Een vraag die je jezelf zeker moet stellen wanneer je een braderie organiseert. Vooral voor de catering zal elektriciteit nodig zijn. Zorg er als organisatie voor dat de marktlieden kunnen beschikken over elektriciteit.
Je wilt de mensen een prettige dag verzorgen. Regel dan ook voldoende plekken om je afval achter te laten. Denk aan prullenbakken, afvalnetten en grote containers waar mensen hun afval in kwijt kunnen.
Een goede organisatie vereist een gedetailleerd draaiboek. Een draaiboek bestaat uit een algemeen deel en een overzicht van de taken en acties.
Het algemene deel van het draaiboek bestaat uit de contactgegevens van alle medewerkers en leveranciers die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de braderie. Vermeld hierop de namen, adressen en telefoonnummers. Zorg dat de lijst compleet is, zodat er in geval van calamiteiten direct contact opgenomen kan worden.
Dit deel van het draaiboek is niets meer dan een overzicht van de gemaakte afspraken en taakverdeling voor het evenement. Wie voert welke taak uit, gedurende welke tijd, op welke plaats. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de diverse programmaonderdelen, wanneer en waar deze plaatsvinden én wie er voor verantwoordelijk is. Bij braderieën dienen o.a. de volgende punten in het draaiboek opgenomen te worden:
Geef in het draaiboek overzichtelijk weer wat er van de deelnemers verwacht wordt en wat jij kunt betekenen voor de deelnemers. Stuur het draaiboek ruim van tevoren naar de deelnemers op. Zorg dat ook alle betrokkenen van de organisatie het draaiboek tijdig krijgen.
Lees meer over het samenstellen van een draaiboek >
Je bent bijna klaar met de voorbereidingen voor de dag zelf. Nu is het alleen nog zaak om je evenement te promoten. Stel een gedegen promotieplan op waarin je de volgende punten opneemt:
Nagenoeg alle voorbereidingen zijn getroffen. Het is nu tijd om de dag zelf een groot succes te laten worden. Is de locatie gemakkelijk te vinden voor de bezoekers? Zorg voor duidelijke aanwijzingen middels borden en pijlen. Om de bezoekers een hartelijk ontvangst te geven, kun je er voor kiezen om een gastvrouw/gastheer aan te stellen. Aangezien er van tevoren duidelijke aanvangstijden zijn opgesteld, zijn alle marktdeelnemers klaar om de bezoekers bij hun kraam te ontvangen. Toch zijn er nog enkele praktische dingen die meengenomen kunnen worden voor de dag zelf.
Uiteraard dienen bovenstaande punten meegenomen te worden in het organisatieproces. Hoe groots je uitpakt tijdens de braderie hangt af van wat je doelstelling is. Het al dan niet inschakelen van een fotograaf is dan ook optioneel.
Zo belangrijk als de voorbereiding op het evenement en het evenement zelf is, zo is ook de evaluatie na de grote dag zeer belangrijk. Evalueer met het organisatieteam of de doelstellingen behaald zijn. Breng hier een intern verslag van uit met o.a. de goede punten van het evenement, de verbeterpunten, waar liepen we tegenaan etc. Stuur tevens een evaluatie naar de deelnemers. Breng daarnaast ook verslag uit naar de pers met bijhorende foto’s (mits deze genomen zijn). Eventueel kun je al overwegen om de volgende braderie te plannen.
Uit het artikel blijkt dat het zelf organiseren van een braderie nogal wat tijd en energie in beslag neemt. Beschik over de benodigde vergunningen en blijf altijd je doelstellingen voor ogen houden. Probeer er alles aan te doen om de bezoekers van de braderie een prettige dag te bezorgen.