5 stappen voor het organiseren van een goed congres

Stap 1. Vergroot naambadges

Naambadges helpen deelnemers vergeten namen te herinneren. Als je iemand zoekt is het fijn als je van een afstand de naam kunt lezen. Een groot en duidelijk leesbaar font maakt de ideale naambadge af.

Stap 2. Een realistisch programma en timemanagement

Eén van de grootste ergernissen van bezoekers van een congres is een programma dat uitloopt. De organisator heeft zijn hele dag vrijgemaakt, maar datzelfde geldt niet voor de meeste bezoekers.

Een realistisch programma

Zorg dat er voldoende tijd is om pauze te houden. Mensen willen de zaal uit voor een toiletbezoek, kop koffie, broodje, telefoontje of met andere bezoekers praten. Je bezoekers willen tijd en ruimte, geef ze deze ook.

Briefing richting sprekers

Vertel sprekers hoeveel tijd zij hebben voor hun presentaties, inclusief vragenronde. Laat een collega de tijd bijhouden en twee keer de resterende tijd aangeven met behulp van bordjes. Zo heeft de spreker een goed idee van hoever hij/zij in het verhaal zit en hoeveel resterende tijd er nog is. Zo zorg je voor een goede tijdsbewaking.

‘Mochten we iets uitlopen, dan kunnen we de pauze inkorten of de borrel  later laten beginnen!’ … NEE!

Ga nooit tijd winnen door pauzes te verkorten de borrel later te laten beginnen. Mensen zijn gesteld op hun tijd en vrijheid. Kort hier dus nooit op. Voor de meeste bezoekers zijn de pauzes en de borrel de belangrijkste momenten van het congres. Deze momenten geeft hen de mogelijkheid om te netwerken.

Stap 3. Oplaadpunt

Het is een feit dat mensen veel tijd besteden aan hun telefoon en daarom is er een grote vraag naar stopcontacten of oplaadpunten. Handel hier dus ook naar. Jij bent verantwoordelijk voor het plaatsen van oplaadpunten voor mobiele apparaten, zoals het Bano Charging Point. Dit charging point kun je plaatsen met je eigen corporate branding.

Mensen gebruiken hun mobiele apparaten veelvuldig voor het checken van updates over het congres op sociale media en om contactgegevens uit te wisselen tijdens de netwerkmomenten. Oftewel, momenten die erg belangrijk zijn op congressen en waar je dus absoluut niet zonder batterij wilt zitten.

Stap 4. Sociale mediaplatform

Via sociale mediaplatformen kun je mensen eenvoudig op de hoogte houden over het congres. Gebruik sociale media voor praktische updates, zoals de aanwezigheid van oplaadpunten. Ook kun je een livewall creëren waarop posts te zien zijn over het congres. Het publiek kan hierop reageren en zo hun eigen ervaringen en meningen delen. Kortom, de perfecte manier om interactie teweeg te brengen en je congres levend te maken.

Stap 5. Maak je congres interactief

Mensen zitten er niet op te wachten om lang naar een spreker te luisteren. We hebben een tijdspanne van 20 minuten, waarin volledig geconcentreerd kan luisteren. Zorg er dus voor dat de presentaties niet langer duren. Een presentatie van 20 minuten, gevolgd door een vragenronde van 10 minuten is prima. Mensen hebben hun volledige aandacht erbij en zullen daardoor de boodschap veel beter onthouden.

Een grote dooddoener is om iedere spreker evenveel tijd te geven. ‘Wat maakt het uit of iemand wat interessants te vertellen heeft of niet? Wij geven gewoon evenveel spreektijd als de "main speaker van de dag" en mocht de spreker eerder klaar zijn, dan kan het verhaal wel even wat gerekt worden, toch?’ Nee! Dit gaat niet werken… Zorg voor afwisseling in de spreektijd. Dit is voor het publiek veel prettiger.

De mogelijkheid tot het stellen van vragen zal leiden tot de nodige interactie. De spreker reageert op de vragen van het publiek, waar vervolgens anderen weer op in kunnen springen. Mensen praten graag over hun eigen kennis, ervaringen en dilemma’s. Geef mensen hier de tijd en ruimte voor tijdens discussierondes of in de vorm van een debat. Zo komen mensen met elkaar in contact en kunnen zij onderling informatie uitwisselen. Dat is eigenlijk waar het allemaal om draait tijdens een congres: het onderling uitwisselen van kennis!

Wil je meer informatie over hoe je een succesvol congres kunt neerzetten? 

Bij het organiseren van een succesvol congres komt veel kijken.  De inhoud van het congres is belangrijk, maar ook factoren als locatie, sprekers en het volledige marketingplan dragen bij aan succes van jouw congres. Kom hier vrijblijvend contact op met een van onze zakelijke events experts om te sparren over de mogelijkheden.