Personeelsfeest organiseren: 10 tips!

De eerste vraag die je stelt is natuurlijk: wie nodig je uit? Uiteraard is hier het antwoord op: het personeel. Maar laat je het personeel alleen komen of nodig je de partners ook uit? Wellicht vind je dat de partners deze ervaring niet mogen missen. De aanwezigheid van partners zorgt er immers voor dat er verbinding wordt gemaakt tussen het werk en het thuisfront van jouw werknemers. Je kunt er zelfs voor kiezen om een familiedag te organiseren, waarbij ook de kinderen aanwezig kunnen zijn. Wie je uitnodigt voor het personeelsfeest hangt af van meerdere factoren. Het beschikbare budget en de omvang van het feest spelen hierbij een grote rol. Breng dit nauwkeurig in kaart en bekijk vervolgens wat de mogelijkheden zijn.

Een personeelsfeest ontstaat vaak uit een bepaalde gedachte of visie: een gedachte over hoe het personeelsfeest er dit keer uit zou moeten zien. Dit kan op basis zijn van de bedrijfscultuur, directe doelstellingen of het communicatiebeleid. Zodra je weet wie je voor het feest gaat uitnodigen, kun je na gaan denken of je het feest zelf wilt organiseren of dat je dit uitbesteed aan een evenementenbureau. Beide keuzes hebben zo hun voor- en nadelen. Neem bij je overweging de volgende belangrijke punten mee:

• Beschik je over de benodigde creativiteit?
• Heb je genoeg kennis in huis om het zelf te organiseren?
• De hoeveelheid tijd die het kost.
• Beschikbare budget.
• Verantwoording.

Het woord zegt het eigenlijk al: een personeelsfeest is een feest voor het personeel. Zo logisch als het klinkt, zo vaak wordt het verrassend genoeg toch niet op die manier benaderd. Het feest is bedoeld als blijk van waardering en trots naar je team. Dit kan alleen met een waardig personeelsfeest! Een feest dat in het verlengde van het bedrijf ligt en waar tijd en energie in gestoken is. Dit zal ook zo ontvangen worden bij het personeel. Voel je ook niet te groot om je trots en waardering naar het personeel uit te spreken. Grijp het juiste moment aan om het woord naar hen te richten.

‘Daar hebben wij geen budget voor’ is een vaak gebruikte uitspraak voor het niet organiseren van een personeelsfeest. Als bedrijf kun je de plank dan volledig mis slaan. Een bedrijf kan zich alleen ontwikkelen en blijven groeien wanneer het in staat is om mensen blijvend aan zich te binden. Mensen willen zich ergens mee kunnen identificeren en onderdeel zijn van een groter geheel. Dit begint van binnenuit in de organisatie; een succesverhaal en een doel voor het oprichten van de organisatie. Een goed verhaal geeft betekenis en richting. Iets waar de mensen mee geassocieerd willen worden. Dit leidt uiteindelijk tot saamhorigheid en trots binnen de organisatie.

Een personeelsfeest ligt in het verlengde hiervan. Een succesvol, inspirerend en spraakmakend bedrijfsfeest moet daarom niet gezien worden als een kostenpost maar als een investering. Een investering in je team! Het personeel is namelijk het belangrijkste kapitaal van jouw bedrijf. Wanneer je je dit realiseert, zul je hier ook naar handelen. Zorg dus voor voldoende budget en schat je team op waarde!

Een personeelsfeest is niet zomaar een opzichzelfstaand evenement. Nee, een personeelsfeest is meer dan dat. Eigenlijk is het een onderdeel van het grotere geheel. Het zou een gave secundaire voorwaarde kunnen zijn voor je bedrijf. Investeer dan ook voldoende tijd in het organiseren van het feest. Bedenk jezelf waarom je het feest organiseert. Er is een reden waarom de werknemers bij je zijn komen werken. Een goede, informele sfeer of de toffe commerciële dingen die het bedrijf onderneemt zijn hier goede voorbeelden van. Neem dit mee in je personeelsfeest; zorg voor een rode draad die herkenbaar is bij het personeel. Organiseer een personeelsfeest met een doel!

Denk ‘out of the box’: wat zijn de doelen voor het komende jaar of over 5 jaar? Kun je dit integreren in je personeelsfeest? Zijn er nieuwe mensen aan het team toegevoegd of individuen die boven verwachting gepresteerd hebben? Wellicht dat je hier wat mee zou kunnen doen? Een personeelsfeest met een duidelijk doel en waar goed over nagedacht is, is al snel herkenbaar voor het personeel. Dit maakt dan ook veel meer indruk en er zal langer over gesproken worden dan zomaar een feestje.

Een personeelsfeest is er mede om saamhorigheid te creëren onder de werknemers. Dit kan alleen gerealiseerd worden wanneer het overgrote deel van de werknemers aanwezig is. Een feest met veel afwezigen kan dan ook nooit als geslaagd gezien worden. Met een duidelijke planning richting je collega’s/werknemers voorkom je het probleem van vele afzeggingen. Communiceer daarom de datum ruim van tevoren, zodat ze hier rekening mee kunnen houden: save the date! Maak ze nieuwsgierig en stimuleer deelname om zoveel mogelijk aanmeldingen te krijgen. Het verschaffen en communiceren van de juiste informatie is in deze zeer belangrijk. Zorg in de periode tussen het aanmelden en het daadwerkelijke personeelsfeest voor leuke reminders om zo de mensen nieuwsgierig te maken en enthousiast te laten blijven.

Een personeelsfeest moet geen suffe jaarlijkse verplichting zijn. Even snel iets bedenken omdat je het moreel ‘verplicht’ bent is niet meer van deze tijd. Probeer uit te pakken en zorg voor een verrassend en uniek personeelsfeest. Heb je niet het budget om jaarlijks een groot spraakmakend feest te organiseren? Pak dan eens in de twee à drie jaar flink uit. Beter één keer in de drie jaar een spetterend personeelsfeest waar lang over nagepraat wordt, dan drie keer een voor de hand liggend uitje dat zero impact maakt op je personeel

We leven in een maatschappij die zich in sneltreinvaart ontwikkelt. Men is kritischer dan ooit tevoren en stelt steeds hogere eisen. Dit is ook van invloed op het organiseren van een personeelsfeest. Vroeger verstond men onder een ‘feestje: Gezellig samen zijn onder het genot van een hapje en drankje, misschien aangevuld met muziek. Tegenwoordig zijn de kaarten wel even anders geschud! Het verwachtingspatroon van mensen ligt hoger en hoger.

Denk daarom goed na over de activiteiten voor het personeelsfeest. Zorg dat ze ondersteunend zijn aan het feest en aansprekend voor de gehele doelgroep. Je wilt immers niet dat een deel van het personeel niet deel wil of kan nemen. Soms is het beter om te investeren in een iets duurdere activiteit die zijn geld dubbel en dwars waard blijkt, dan een goedkopere activiteit waar niemand enthousiast van wordt.

Hoe logisch het ook klinkt: Zorg per feest voor afwisseling qua thema en activiteit. Je wilt immers niet voorspelbaar zijn voor je medewerkers. Zodra de personeelsfeesten saai worden, bereik je niet het gewenste effect. Wees dus slim met de organisatie en ga de uitdaging met jezelf aan, om zo elk jaar opnieuw dat ‘wow-gevoel’ te creëren bij je personeel. Dit kan alleen bereikt worden met een origineel, doordacht en slim idee. Bijvoorbeeld: het ene jaar een sportdag, het andere jaar een workshop, vrijmibo of een verrassende unieke activiteit.

Probeer ook afwisseling te vinden in de locatie waar het feest gehouden wordt. Ga op zoek naar een unieke locatie! Een chique restaurant, hotel, partyboot of uitdagende stormbaan, om maar enkele voorbeelden te noemen. Een originele locatie is al de helft van het werk! Wie nodig je uit? Ook hier wissel je af. Het ene jaar nodig je wel de partners uit en het andere jaar vier je het feest uitsluitend met het personeel. Een familiedag met partners en kinderen erbij doet het ook heel goed. Je laat als bedrijf een open en betrokken karakter zien. Dit wordt altijd gewaardeerd.

Het personeelsfeest is een terugkerend hoogtepunt waar men altijd erg naar uit kijkt. Probeer hier dan ook voldoende budget voor vrij te maken, om het daadwerkelijk een hoogtepunt te laten zijn. Én het liefst jaarlijks! Zo kun je als bedrijf jaarlijks je trots en waardering laten blijken aan je personeel en kun je tegelijkertijd de saamhorigheid benadrukken tijdens een geweldig feest. Het personeelsfeest is een waardevol evenement met veel betekenis voor je bedrijf.

Heb je niet het budget om jaarlijks flink uit te pakken? Kom dan ééns in de twee of drie jaar met een spetterend personeelsfeest!