Zo kies je de perfecte locatie voor je event

Wat wil je uitstralen met je event?

Overwegingen als geografische locatie, prijs, catering en hoe mooi de locatie eruitziet zijn belangrijk. Er wordt echter veel minder gelet op het volgende vraagstuk: kan de locatie het communicatieproces ondersteunen? Een vraagstuk die bij iedereen bovenaan het lijstje zou moeten staan, aangezien het overbrengen van de boodschap bij elk event cruciaal is. Wij zorgen voor de perfecte uitstraling van je event én bovenal dat jouw boodschap wordt overgebracht op je gasten! Op deze pagina benoemen wij punten die je helpen bij het kiezen van de juiste locatie om jouw boodschap over te brengen.

1. Welke locatie is het meest geschikt voor welk event?
2. Foyer
3. Vestiaire
4. Capaciteit van de locatie
5. Beschikbare ruimtes
   5.1 verschillende opstellingen
   5.2 Praktische ruimtes
6. Vorm en hoogte van de zaal
7. Rigging- en AV-faciliteiten
8. Preferred suppliers
9. Stroomvoorzieningen
10. Toegangstijden
11. Bereikbaarheid en toegankelijkheid
12. Budget

Gouden regel: reserveer nooit een locatie voordat je deze bezocht hebt!

1. Welke locatie is het meest geschikt voor welk event?

Of je nou een live event, congres, bruiloft of zakelijk event organiseert. Voor elk event is weer een andere locatie het meest geschikt. De vraag is dus, welke locatie past het beste bij het soort event dat je gaat organiseren? Op voorhand is dit lastig te zeggen. De locatieverhuurders geven op hun website meestal aan voor welk event hun locatie het meest geschikt is. Op basis van deze informatie kun je al een eerste schifting maken in welke locatie geschikt is voor jouw evenement. Uiteraard breng je altijd een bezoek aan de locatie voordat je definitief een keuze maakt.

2. Foyer

De foyer is de plek waar je de bezoekers van je event ontvangt. Zorg dat deze ruimte aansluit op jouw event. Zo dient de ruimte genoeg capaciteit te hebben voor het verwachtte aantal bezoekers en het design van de foyer aan te sluiten op het soort event dat je organiseert. Ga dus niet voor een luxe of kitsch foyer wanneer je een heel feestelijk event organiseert. Probeer je in te leven in je bezoekers en probeer op hun behoeften in te spelen en waar mogelijk deze te overtreffen.

Maak voor jezelf duidelijk waar de foyer allemaal aan moet voldoen. Welke luxe gemakken dienen allemaal aanwezig te zijn (bar, keuken, geluid, licht etc.)? Informeer hier altijd goed na bij de verhuurders van de locatie. Besef je altijd goed dat de foyer het eerste is wat je publiek zal zien. In deze ruimte kun je verwachtingen opbouwen en een basis leggen voor het communiceren van je boodschap. Je wilt dat je publiek zich direct betrokken voelt.

3. Vestiaire/garderobe

Ga na of de locatie beschikt over een vestiaire en of deze groot genoeg is voor het aantal bezoekers. Zet je hier personen bij of laat je de bezoekers zelf hun jas ophangen. Mocht je zelf een vestiaire moeten integreren in een voorziene ruimte, kijk dan of hier de mogelijkheid voor is. Er is niets zo vervelend als dat je de gehele dag je jas bij je moet houden.

4. Capaciteit van locatie

Voordat je op zoek gaat naar de juiste locatie is het belangrijk om een inventarisatie te maken van het aantal bezoekers voor je evenement. Zorg dat je hier wel een marge in hebt zodat je niet het risico loopt dat je een te kleine locatie hebt voor je evenement. De meeste evenementenlocaties hebben bij hun beschrijving wel weergegeven voor hoeveel bezoekers deze geschikt is en het aantal vierkante meters van de locatie. Zorg dat je de perfecte balans vindt tussen het verwachtte aantal bezoekers en de capaciteit van de locatie.

5. Beschikbare ruimtes

Je hebt een locatie met voldoende capaciteit voor het verwachtte aantal bezoekers. Maar beschikt de locatie ook over diverse ruimtes om je evenement vorm te geven? Denk aan de grote congreszaal, verschillende ruimtes voor het houden van workshops of andere activiteiten, ruimtes om te netwerken en lunchruimtes.

5.1 Verschillende opstellingen

Bedenk van tevoren in welke opstelling je de gasten wilt zetten in de ruimte. Kies je voor een theateropstelling, cabaretopstelling of schoolpleinopstelling? Bedenk wat het beste past bij jouw event en breng in kaart hoe groot deze ruimtes moeten zijn. Hieronder staan verschillende opstellingen met de bijbehorende ruimte die één persoon in bezit neemt. Op deze manier kun je een goede inschatting maken hoeveel mensen je in een ruimte kwijt kunt.

De opstellingen voor vergaderingen en congressen:

• Theateropstelling: 0,5 m per persoon
• Schoolopstelling: 1,5 m2 per persoon
• Cabaretopstelling: 1 m2 per persoon
• Carréopstelling: 0,5 m2 per persoon
• U-vorm: 1 m2 per persoon

De opstellingen voor feesten:

• Receptie: 1 m2 per persoon
• Banketopstelling/zittend diner: 1,5 tot 2 m2 per persoon
• Feest: 1,5 m2 per persoon

5.2 Praktische ruimtes

Denk naast de eerder genoemde ruimtes ook aan praktische zaken zoals de aanwezigheid van kleedruimtes voor de eventueel aanwezige sprekers/artiesten. Zijn de kleedkamers uitgerust met spiegels en stromend water e.d.? Daarnaast is voldoende sanitair ook heel belangrijk. Hierbij kan de vuistregel van 1 toilet 50 personen aangehouden worden. Bij indoor locaties is het sanitair meestal wel voldoende aanwezig, maar check dit altijd even bij de locatieverhuurder. In de tabel hieronder is weergeven hoeveel toiletten en plaskruizen er nodig zijn voor het aantal bezoekers bij een bepaalde duur van het evenement.

6. Vorm en hoogte van de zaal

De vorm van een zaal bepaalt de behoeften van je event. Lange of wijde zalen moeten voorzien worden van de juiste beeld- en geluidsversterking zodat het gehele publiek alles kan zien en horen. Dit is immers essentieel voor het overbrengen van jouw boodschap. De plafondhoogte van de zaal is van invloed op de hoogte van projectieschermen en podia. Projectieschermen kunnen het gesproken woord versterken en spelen een belangrijke rol bij presentaties. Zorg dus dat je de beschikbare ruimte gebruikt.

Doe tevens navraag naar de akoestiek van de locatie. Is er storend lawaai in de omgeving dat van invloed kan zijn op je evenement? Een belangrijke factor die doorgaans nog weleens vergeten wordt.

7. Rigging- en AV-faciliteiten

Is er rigging aanwezig in de zaal? Zo ja, dan zijn er mogelijkheden om projectoren, speakers en lichten op een veilige manier en op de juiste plaats te bevestigen. Met behulp van rigging en de juiste AV-apparatuur kun je een geweldige sfeer creëren. Daarnaast geeft de aanwezigheid van rigging een professionele look aan de ruimte.

Ga tevens na of de locatie zelf beschikt over AV-voorzieningen en zo ja, welke. Voldoen deze aan de eisen van jouw evenement of dien je deze extern te huren? Wanneer je samenwerkt met Bano zal jouw evenement voorzien zijn van professionele AV-voorzieningen en rigging. Het onderstaande filmpje is bedoeld om je een kleine impressie te geven van wat er allemaal mogelijk is met de AV-apparatuur van tegenwoordig. Probeer ‘out of the box’ te denken en je publiek te imponeren.

8. Preferred suppliers

Veel locaties hebben een samenwerkingsverband met leveranciers. Indien je gebruik maakt van de locatie, ben je verplicht ook van hen gebruik te maken. Doe altijd navraag of dit het geval is. Dit zou je kunnen belemmeren in de invulling van je evenement.

9. Stroomvoorzieningen

Is de stroomvoorziening voldoende op je eventlocatie? Bedenk jezelf dat niet alleen de audiovisuele materialen elektriciteit nodig hebben, maar ook factoren als catering en de verwarming. Het brengt ook altijd enig risico met zich mee wanneer alles op één circuit is aangesloten. In dit geval zal bij een overbelasting alles tegelijk uitvallen. Is er slechts één circuit aanwezig, dan kun je altijd een externe generator huren. Denk eraan dat locaties als restaurants en kantoorruimtes vaak een gelimiteerde stroomvoorziening hebben, wat het gebruik van uitgebreide techniek beperkt.

De aanwezigheid van verwarming en/of airconditioning is ook niet altijd vanzelfsprekend. Wanneer je een groot indoor evenement hebt waar veel bezoekers op af komen, kan de temperatuur al snel oplopen. De aanwezigheid van airconditioning zal de bezoekers goed doen.

10. Toegangstijden

Sommige locaties hebben meerdere evenementen op dezelfde dag. In verband met het installeren en opruimen van je apparatuur is het belangrijk om te weten hoelang je toegang hebt tot de locatie.

Je wilt je event wel op de juiste tijd aan laten vangen en absoluut niet je gasten laten wachten. Daarnaast moeten sprekers zich rustig voor kunnen bereiden, het apparatuur getest worden en eventuele andere voorbereidingen getroffen worden. Daarnaast moet er ook voldoende tijd zijn om naderhand je apparatuur op te kunnen ruimen. Houd hiermee dus goed rekening tijdens de planning van je event.

11. Bereikbaarheid en toegankelijkheid

s de locatie van je event makkelijk te bereiken voor je gasten? Idealiter is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer en hebben de mensen die met eigen vervoer komen niet teveel hinder van files wanneer het event in een grote stad plaatsvindt. Zorg dat er voldoende parkeergelegenheid is en dat de locatie toegankelijk is voor mindervaliden. Ook hiermee geef je het signaal af dat jouw evenement voor iedereen is!

12. Budget

Tenslotte het budget wat natuurlijk niet geheel onbelangrijk is: Let goed op je beschikbare budget. Vraag altijd direct een offerte aan en laat deze opnieuw maken naarmate je de voorbereidingen uitwerkt. Hiermee voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan.
Lees hier meer over het budget bepalen van je evenement

Hulp nodig?

Het vinden van de perfecte locatie voor je event is, zoals je gelezen hebt, nogal een klus. Je kunt er ook voor kiezen om dit volledig uit handen te geven aan een specialist. Wij kunnen je volledig ontzorgen op dit gebied en daarmee garanderen dat de uitgekozen locatie perfect is voor jouw evenement. Zo zullen al je gasten jouw boodschap ontvangen en een onvergetelijk evenement ervaren. Neem vrijblijvend contact met ons op om samen te kijken naar de mogelijkheden.

Meest populaire locatiekeuzes in cijfers

Figuur 1. locatieonderzoek 2016/2017 uitgezet tegen de cijfers uit 2015

Hierboven staat de belangrijkste criteria bij de locatiekeuze: ‘Uitstraling en sfeer van de locatie’. Pas daarna komen criteria als ‘Ligging / omgeving’, ‘Prijs-kwaliteitverhouding’ en ‘Bereikbaarheid met de auto’.

Figuur 2. Locatietrends voor 2018

Wij zijn nog altijd het meest geïnteresseerd in de conferentie- en congrescentra. De bijzondere locaties met een authentiek karakter worden echter steeds populairder. Ook locaties met een industriële uitstraling en de buitenlocaties scoren bijzonder goed.