Hoe ziet de technische productie voor evenementen eruit?

De locatie

Eén van de eerste stappen richting een geslaagd evenement is het kiezen van de juiste locatie voor je evenement. Afhankelijk van wat voor soort evenement je gaat organiseren (live, zakelijk, beurs), ga je op zoek naar de best bijpassende locatie. Houd hierbij rekening met de sfeer die je wilt neerzetten tijdens je evenement, of de locatie bij je publiek past en dat je met de locatie je boodschap duidelijk kunt overbrengen aan je publiek. Het kiezen van de juiste locatie is bepalend voor het succes. Neem hier dus ruim de tijd voor en laat meerdere locaties de revue passeren voordat je een beslissing maakt. Bezoek ALTIJD eerst de locatie voordat je hem vastzet!

GPS inmeten/uitzetten

Er zijn veel verschillende soorten evenementen. Voor elk evenement geldt, of je nu een live event, beurs of zakelijk event wilt organiseren, dat het belangrijk is om het terrein nauwkeurig in kaart te brengen. Ben je van plan om een live event te gaan organiseren? Met behulp van een gps is het mogelijk om het terrein, van een nieuw of bestaand festivalterrein, in te meten zodat er een juiste basis (met coördinaten) is voor het maken van een CAD terreintekening. Na het maken van de tekening kan het terrein met behulp van de coördinaten snel en efficiënt, van podium tot prullenbak, worden uitgezet. Ook zonder GPS kun je d.m.v. een schematische tekening het terrein inmeten.

Ook wanneer je een zakelijk evenement of een beurs gaat organiseren is het noodzakelijk om de oppervlakte van de locatie (zalen/hallen) nauwkeurig te bepalen. Zo kun je de beschikbare ruimtes goed indelen en beginnen met de uiterlijke vormgeving van je evenement.

Siteproductie

Wanneer de plannen voor het evenement gemaakt en getekend zijn, kan er overgegaan worden tot de siteproductie. Hieronder vallen taken als het bestellen van podia, licht, geluid, wc’s, tenten, podiumdecor, hekken, elektriciteit en water tot de daadwerkelijke inrichting van het festivalterrein. Het is belangrijk dat deadlines, het budget en het ontwerp bewaakt en overzien worden. Zorg dat de siteproductie door een heel team wordt opgepakt, zodat het proces nauwkeurig en gestructureerd verloopt.

Decor

Wanneer je het terrein/de zalen nauwkeurig hebt opgemeten en je de siteproductie hebt afgerond, kan er overgegaan worden op de uiterlijke vormgeving. De uiterlijke vormgeving bepaalt voor een groot deel de sfeer die je met je evenement wilt creëren. Het terrein- en podiumdecor speelt daarbij een belangrijke rol. Hier dient dus ook veel aandacht aan besteed te worden. Bedenk dus goed wat jij met jouw evenement wilt uitstralen. Wil je zakelijk overkomen tijdens een zakelijk evenement of beurs, dan ga je voor een strakke, zakelijke look. Het decor van een live event wordt veelal voorzien van een compleet ander uiterlijk, aangezien deze vaak een open, uitnodigende en feestelijke uitstraling heeft. Met het juiste decor kun je een onvergetelijke, blijvende indruk achterlaten bij je publiek.

Podia

Wanneer het decor staat, kan er vervolgens vorm gegeven worden aan het podium. Zonder podium geen show! Zorg voor een spectaculair podium. Het is immers het centrale punt van de aandacht. Denk hierbij wederom aan hetgeen je wilt uitstralen en geef je podium op basis daarvan vorm. Denk naast het podium ook aan alles omtrent het podium, zoals geluidstorens, catwalks, backstage ruimtes, camera plateaus etc. Je kunt een prachtig podium hebben, maar wanneer de overige faciliteiten niet goed geregeld zijn, zal het evenement nooit een succes worden. Zorg dat het als geheel goed staat!

Leverancier

Wanneer je het terrein in kaart hebt gebracht en het decor en podia hebt staan, kun je de volgende stap nemen in het proces van de organisatie voor je evenement. Wat de meesten misschien niet meteen associëren met de technische productie van een evenement, maar wat hier zeker onderdeel van is, zijn de volgende factoren: hekwerk, toiletten, kassa’s, tentvloeren, dranghekken, stroom, terreinverlichting en water. Er zijn dus talloze factoren waar je als evenementenorganisatie aan moet denken. Gedurende dit proces is de afstemming met leveranciers zeer belangrijk. Zorg dat de afspraken met de leveranciers duidelijk zijn en op papier staan. Kom in de voorbereiding van het evenement minimaal één keer met alle betrokken partijen bij elkaar om te zorgen voor een duidelijke afstemming.

Technische productie

Wanneer het terrein is ingedeeld en podia zijn vormgegeven kan er overgaan worden op de technische productie van het evenement. Door voor een goede technische productie te zorgen geef jij je publiek de onvergetelijke ervaring. Voor een goede technische productie wordt gebruik gemaakt van licht-, geluid-, rigging-, truss- en kabelleveranciers. Met de aanwezigheid van deze techniek geef je je locatie meteen een professionele uitstraling. Met de juiste technische productie kun je de sfeer neerzetten die past bij het doel van je evenement én je publiek. Dit zal per soort evenement verschillen, houd hier dus goed rekening mee. De technische productie kan je evenement maken of kraken. Laat de verbluffende technische productie de kers op de taart zijn voor jouw evenement. Zo laat je het publiek genieten van je prachtige show.

Sitecrew

Een vaak vergeten onderdeel van de technische productie van evenementen is het gebruik maken van sitecrew. Personeel dat onder andere het festivalterrein bewaakt, helpt bij de op- en afbouw, laden en lossen en de machinebediening. Een groep mensen die niet weg te denken is uit de organisatie. Bezuinig daarom nooit op dit onderdeel.

Resumé

Zoals hierboven al duidelijk is geworden, komt er nogal wat kijken bij de technische productie van evenementen. Het is een proces dat bestaat uit vele onderdelen die allemaal veel tijd in beslag nemen. Zorg ervoor dat alle onderdelen de benodigde aandacht krijgen. Alleen dan kan de technische productie zorgen voor het slagen van jouw evenement.

Hulp nodig?

Het verzorgen van de technische productie van een evenement is een grote en vooral verantwoordelijke klus. Je kunt er ook voor kiezen om dit uit handen te geven aan specialisten. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Dan kun je vrijblijvend contact met ons opnemen om samen te kijken naar de mogelijkheden.