8 Tips voor het organiseren van een succesvol congres

> Wil je ondersteuning bij het organiseren van een congres? Neem hier contact met ons op. 

Een congres organiseren is een tijdrovend proces. Als je topsprekers uit wilt nodigen, raden wij je aan om deze 6-8 maanden van tevoren te boeken. Zorg voor een duidelijke en haalbare doelstelling, bepaal je doelgroep en stel het budget vast. Verstuur uiterlijk 6-8 weken voor aanvang van het congres de uitnodigingen.

Tip 2. Betrek je doelgroep bij de organisatie

Inventariseer welke sprekers jouw doelgroep aantrekt en welke onderwerpen zij aangesneden zien worden binnen het thema. Met een goede evaluatie kun je de positieve en negatieve punten van je voorgaande congres in kaart brengen en deze meenemen in de organisatie van je huidige congres.

Geef in de planning duidelijk aan wie, wat, waar en hoe en zorg ervoor dat iedereen hiervan op de hoogte is. Daarnaast is een gedetailleerd draaiboek essentieel. Wil je weten waaruit deze bestaat en hoe je deze het beste op kunt stellen? Lees dan deze blog.

Trakteer je doelgroep op een interessant en gevarieerd programma. Zowel als met diverse onderwerpen als met interactie. Zo wordt de betrokkenheid groter en zal het publiek geboeid blijven. De “Catchbox” (een kubus van zacht materiaal met daarin een microfoon) is een voorbeeld van een tool die vaak ingezet wordt om het publiek op een interactieve manier bij het congres te betrekken.

De congreslocatie moet passend zijn en voldoen aan de verwachtingen van de bezoekers. Daarnaast is het belangrijk om één vast aanspreekpunt te hebben binnen het conferentiecentrum die voor, tijdens en na het congres bereikbaar is. Vergeet ook niet om van tevoren goede afspraken te maken over de catering, het ontvangen van bezoekers en andere relevante zaken.

 > Wil jij weten hoe je de perfecte locatie voor je evenement kiest? Download hier de checklist. 

Sociale media biedt interessante voordelen. Zo geeft het je een extra platform om nieuws rondom je evenement te communiceren en interactie aan te gaan met je publiek. Zo breng je je congres tot leven en bouw je een band op met je doelgroep. Maak bijvoorbeeld gebruik van een livewall waar posts over het congres op te zien zijn.

Tip 7. Zorg voor goede faciliteiten

Je wilt niet dat de techniek je in de steek laat. Test daarom voorafgaand aan het congres meerdere malen je laptop, geluid, beamer, PowerPoint, microfoon en alle andere techniek. Een goede technische dienst op het gebied van AV, zoals Bano, kan je hier volledig in ontzorgen. Een perfect werkende techniek geeft je congres kracht! 

Tip 8. Evalueer je congres

Een vaak vergeten en onderschat onderdeel is de evaluatie van je congres. Een goede evaluatie kan van veel waarde zijn voor je volgende congres. Positieve en negatieve punten van het voorgaande congres worden aan het licht gebracht. Deze moeten worden meegenomen met de organisatie van de volgende editie. Ook de meningen en ervaringen van de bezoekers zijn zeer waardevol. Het draait er uiteindelijk om dat zij een onvergetelijke ervaring overhouden aan het congres.

Wil je weten hoe Congress Care in samenwerking met BANO een succesvol hybride congres hebben neergezet in Turijn? 

Download de case study hier en ontdek hoe BANO dankzij innovatieve oplossingen Congress Care complete heeft ontzorgd.