Het perfecte draaiboek voor jouw online evenement

Een draaiboek bevat drie hoofdstukken:

1. Algemeen deel
2. Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)
3. Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen

1. Algemeen deel

Het algemene deel bestaat uit de contactgegevens van medewerkers en leveranciers die betrokkenen zijn bij het evenement. Vermeld hierop de namen, adressen, contactpersonen en telefoonnummers. Zorg dat de lijst compleet is, zodat je bij calamiteiten direct contact op kunt nemen met desbetreffende personen.

Neem in het algemene deel ook het kernprogramma van het evenement op. Weergeef hier de belangrijke onderdelen met begin- en eindtijden en de locatie.

2. Overzicht van de taken en acties (wie, wat, waar)

Dit deel van het draaiboek is een logische opsomming van feiten en afspraken die gemaakt zijn voor je evenement. Benoem hier de volgende punten in:

• Tijd
• Plaats
• Activiteit/programmaonderdeel
• Verantwoordelijke
• Opmerkingen/aantekeningen

Het programma van je evenement is de rode draad van je draaiboek. Zet alle feiten zo gedetailleerd mogelijk op een rij. Benoem ook de op- en afbouw van het evenement. 

Maak per leverancier een eigen draaiboek. Neem hierin onder andere punten op als accommodatiebenodigdheden voor de locatie, plattegronden, aanleverroutes en openingstijden voor standbouwers, meubelleveranciers en AV-leveranciers.

3. Huishoudelijke informatie + lijst van benodigdheden en materialen

Het draaiboek is bijna klaar. Deze sectie van het draaiboek wordt verwerkt in de bijlagen. Dit kunnen plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten zijn. Begin tijdig met het opstellen van deze lijsten en houd deze lijsten up-to-date gedurende het voorbereidingsproces van het evenement. 

> Lees hier de blog met de checklist voor het organiseren van evenementen

Gedurende het proces naar het evenement

Houd veranderingen/aanpassingen bij
Zorg ervoor dat je draaiboek altijd up-to-date is! Vinden er veranderingen plaats in het programma, pas deze dan direct aan in je draaiboek. Zo blijft iedereen op de hoogte van zijn/haar takenpakket en kom je tijdens het evenement niet voor verrassingen te staan.

Draaiboek als communicatiestuk
Het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voorafgaand en tijdens je evenement. Zorg dat het draaiboek overzichtelijk en begrijpelijk is voor iedereen. Wanneer je snel informatie nodig hebt over het evenement, dient het draaiboek perfect als naslagwerk.

Communiceer over het draaiboek van je evenement
Zorg tevens dat iedereen die betrokken is bij het evenement in het bezit is van het draaiboek. Stuur deze minstens 5 werkdagen voor aanvang van het evenement op. Zo heeft iedereen de tijd om het draaiboek grondig door te nemen en kunnen er nog eventueel, naar aanleiding van feedback, wijzigingen worden doorgevoerd. Zorg dat je tijdens het evenement ook enkele uitgeprinte versies hebt, zodat je hierop kunt terugvallen.

Draaiboek voor jouw evenement

Ben je van plan een evenement te organiseren? Doe dit dan goed voorbereid! Een draaiboek is hierbij onmisbaar. Het gebruik zorgt ervoor dat je geen praktische zaken gaat vergeten. Je behoudt het overzicht en de controle. Er komt van alles op je af, maar gelukkig ga jij geordend te werk!

> Wil je graag een draaiboek template ontvangen voor evenementen? Download hier het draaiboek.

Wil je meer informatie en ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw evenement?

We helpen graag om jouw evenement naar een hoger plan te tillen. Neem vrijblijvend contact met ons op. Onze specialisten voorzien je graag van de nodige informatie en bespreken graag de mogelijkheden.