Een beginnersfout gemaakt wordt bij het organiseren van evenementen is dat er direct overgaat tot de organisatie. NIET DOEN! Het is absolute noodzaak om te beginnen met het uiteenzetten van het idee voor je evenement en wat de aanleiding hiertoe was.
Stappenplan
Als bekend is wat de aanleiding is, worden er specifieke doelstellingen opgesteld. Deze doelstellingen worden na het evenement geëvalueerd. Vervolgens moet er een budget worden vastgesteld. Wanneer dit duidelijk is, kan het evenement meer vorm krijgen. Kies je voor een zakelijk event, live event of congres? Op basis van het type evenement dient er een profiel samengesteld te worden van de doelgroep/gasten.
5 checks voor een succesvol evenement
Check 1: Samenstelling organisatieteam
Een succesvol evenement valt en staat met een goede organisatie. Deze begint met een goede samenstelling. Met de onderstaande stappen creëer je diverse, unieke ideeën wat ten goede komt aan de kwaliteit van het evenement:
- Stel een team samen van verschillende afdelingen en leeftijden, om een zo breed mogelijke input van kwaliteiten, ideeën etc. te krijgen.
- Wijs één hoofdverantwoordelijke en één budgetverantwoordelijke aan.
- Geef ieder lid een taak en definieer deze goed, zodat iedereen weet wie, welke taak heeft.
- Voor de teamleden die locatiebezoeken doen dient een compensatie geregeld te worden.
- Maak duidelijke afspraken over de te volbrengen taken.
- Stel strakke, maar haalbare deadlines.
Check 2. Intern organiseren of uitbesteden
Je wilt de organisatie graag zelf doen, maar hier moet wel de knowhow en tijd beschikbaar voor zijn. Ga de onderstaande punten bij langs en maak een besluit om het intern op te pakken of uit te besteden:
- Ga na of er intern tijd is om het evenement zelf te organiseren. Indien dit niet zo is, besteed het dan uit.
- Ga na of het budgettair haalbaar is om de organisatie (of onderdelen hiervan) uit te besteden.
- Onderzoek of er intern genoeg kennis en ervaring is om het evenement zelf te organiseren.
- Bepaal of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kunnen dragen.
- Bepaal of je de efficiëntie kunt behalen door zelf de online deelnemersregistratie te doen.
> Wil je het organiseren van het evenement uitbesteden? Wij helpen je graag. Neem voor meer informatie contact met ons op ->
Check 3. Leveranciers inschakelen
Het inschakelen van leveranciers is zeer belangrijk. Neem in het proces van het inschakelen van leveranciers de onderstaande punten door:
- Vraag referenties van leveranciers en check deze vóórdat ze worden ingeschakeld.
- Doe je research door beurzen te bezoeken, vakbladen te lezen en internet te gebruiken.
- Maak afspraken met leveranciers voor oriënterende gesprekken.
- Vraag diverse offertes aan en vergelijk deze.
- Stel een contract op en neem de leveringsvoorwaarden goed door.
- Stel een begroting op.
Check 4. Draaiboek samenstellen
Zorg ervoor dat je een gedetailleerd draaiboek hebt opgesteld. Deze moet bestaan uit alle onderstaande punten:
- Houd het up-to-date, zowel voor, tijdens als na het evenement.
- Maak een telefoonlijst en zorg ervoor dat ieder teamlid deze heeft.
- Houd tenminste één operationele vergadering waarbij ieder teamlid en betrokken leverancier aanwezig is.
> Download hier het draaiboek voor evenementen ->
Check 5. Tijdens het evenement
Het is belangrijk interactie te creëren met het publiek. De ultieme plek hiervoor is sociale media. Neem de onderstaande punten goed mee tijdens het evenement:
- Ieder teamlid moet in het bezit zijn van een draaiboek.
- Eén teamlid heeft de regie in handen.
- De regisseur moet bevoegd zijn om snel beslissingen te nemen. Het teamlid met deze functie is het best in staat om snel te schakelen in onvoorziene situaties.
- Stel één persoon aan die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers.
- Zorg voor gastheren/gastvrouwen.
- Zorg gedurende het evenement voor updates op sociale media over het evenement.
Check 6. Na afloop
De voorbereiding, uitvoering en evaluatie zijn belangrijk. Plan de evaluatie kort na het evenement om deze zo effectief mogelijk te laten zijn. Neem in de afronding van het evenement alle onderstaande punten mee.
- Geef een presentje als blijk van dank aan sprekers, artiesten, leveranciers etc.
- Geef of stuur de gasten een blijvende herinnering van het evenement (foto, goodiebag, o.i.d.).
- Stel een persbericht op en stuur het naar redacties van verschillende media.
- Evalueer het evenement en update het draaiboek. Wacht hier niet te lang mee. Hoe verser het evenement nog in het geheugen ligt, des te beter de evaluatie zal zijn.
- Maak een financieel eindverslag.
- Maak een eindverslag van het evenement en vermeld deze in de nieuwsbrief.